E-Rechnung (ZUGFeRD)
ZUGFeRD-Rechnungen erstellen: PDF und XML in einer Datei
kurzhand erzeugt zu deinen Rechnungen ein echtes ZUGFeRD-Hybrid: ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML nach EN 16931 (Profil EN 16931). Auf Wunsch exportierst du dasselbe XML zusätzlich als separate Datei.
Technisch geprüft vor der Ausgabe. Die fachliche Prüfung bleibt bei dir.
PDF/A-3
Rechnung RE-2026-0143
- Arbeitsstunden12 Std
- Material1 Pos
Brutto1.577,94 €
eingebettetes XML · EN 16931
<ram:ID>RE-2026-0143</ram:ID>
<ram:DuePayableAmount>1577.94Eine Datei. Der Mensch liest oben, die Buchhaltungssoftware unten.
Warum die E-Rechnung mit kurzhand?
Kein Extra-Tool, keine Einarbeitungszeit, keine Zusatzkosten.
Echtes ZUGFeRD-Hybrid
PDF/A-3 mit eingebettetem XML nach EN 16931 (factur-x.xml) — eine Datei, lesbar für Menschen und Maschinen.
XML auch separat
Dasselbe EN-16931-XML lässt sich auf Wunsch zusätzlich als separate Datei exportieren.
In allen Tarifen enthalten
Die E-Rechnung (ZUGFeRD) ist in allen Tarifen enthalten — auch im Kostenlos-Tarif für die dort ausgestellte Rechnung.
GoBD-unterstützt
Die erzeugte E-Rechnung wird ab Ausstellung unveränderbar archiviert; die Verantwortung für das Gesamtverfahren bleibt beim Unternehmen.
So funktioniert die E-Rechnung bei kurzhand
- 1
Rechnung schreiben wie gewohnt
Du erstellst eine Rechnung – Kunde, Positionen, MwSt. Nichts anders als sonst.
- 2
E-Rechnung erzeugen
kurzhand erstellt das ZUGFeRD-Hybrid: das lesbare PDF mit eingebettetem EN-16931-XML — geprüft gegen die offiziellen Schemas.
- 3
Optional: XML separat exportieren
Bei Bedarf lädst du dasselbe EN-16931-XML zusätzlich als separate Datei herunter.
- 4
E-Rechnung übermitteln
Die ZUGFeRD-Datei versendest du über einen mit dem Empfänger vereinbarten Kanal, z. B. E-Mail.
Welche Dateien kurzhand bereitstellt
| Format | Name | Beschreibung | kurzhand |
|---|---|---|---|
| PDF/A-3 | ZUGFeRD-Hybrid (E-Rechnung) | Lesbares PDF mit eingebettetem XML nach EN 16931 | Eine Datei |
| XML | EN-16931-XML (factur-x.xml) | Für die maschinelle Weiterverarbeitung | Auch separat exportierbar |
Hinweis: Das erzeugte XML deklariert das Profil EN 16931; das Format ist mit unabhängigen Validatoren (Mustangproject) gegen EN 16931 und PDF/A-3 validiert. Für öffentliche Auftraggeber (B2G) erstellt kurzhand zusätzlich eine eigenständige XRechnung 3.0 als XML (vor der Ausgabe technisch geprüft). Eine Peppol-, ZRE- oder OZG-RE-Direktanbindung ist derzeit nicht enthalten.
ZUGFeRD und die E-Rechnungspflicht
Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Ausstellungspflicht gilt grundsätzlich ab 2027, bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz ab 2028.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein hybrider Standard für E-Rechnungen, der eine menschenlesbare PDF/A-3-Datei mit eingebetteten strukturierten XML-Daten verbindet. kurzhand erzeugt solche Hybrid-Rechnungen im Profil EN 16931.
Ist ZUGFeRD Pflicht?
Nein, ein bestimmtes Format ist nicht generell vorgeschrieben. Seit 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Ausstellungspflicht greift grundsätzlich ab 2027, bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz ab 2028.
Brauche ich als Kleinunternehmer ZUGFeRD?
Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber seit 2025 empfangen können. Du kannst freiwillig maschinenlesbare Rechnungsdaten verwenden.
Wie funktioniert der Export bei kurzhand?
kurzhand erzeugt zur Rechnung ein ZUGFeRD-Hybrid: ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML nach EN 16931 (factur-x.xml). Dasselbe XML lässt sich zusätzlich als separate Datei exportieren. Für öffentliche Auftraggeber (B2G) erstellt kurzhand außerdem eine eigenständige XRechnung 3.0 als reines XML, vor der Ausgabe technisch geprüft (Profil- und BR-DE-Regeln sowie EN-16931-XSD).
Kann mein Kunde die Datei lesen?
Ja — das ZUGFeRD-PDF öffnet sich wie jedes PDF. Das eingebettete XML liest die Buchhaltungssoftware des Empfängers automatisch mit; es ist im PDF-Anhang als factur-x.xml auffindbar.
Welches Format verlangt mein Kunde?
Kläre das gewünschte Format direkt mit dem Rechnungsempfänger. kurzhand liefert ZUGFeRD im Profil EN 16931 und für öffentliche Auftraggeber (B2G) eine eigenständige XRechnung 3.0 als XML. Eine Peppol-, ZRE- oder OZG-RE-Direktanbindung ist derzeit nicht enthalten.
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Quellen und Stand
Zuletzt gegen die genannten Quellen geprüft am 02.09.2026. Recherchiert und geschrieben von den Gründern von kurzhand, Lars Rolsing und Julian Kokorin — beide Softwareentwickler, keine Steuer- oder Rechtsberater. Formatstände nach FeRD (ZUGFeRD) und der Koordinierungsstelle unter xeinkauf.de (XRechnung); umsatzsteuerliche Grundlage ist § 14 UStG mit dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 in der Fassung vom 15. Oktober 2025.