E-Rechnungspflicht 2026 für Handwerker – diese Fristen gelten
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Grundsätzlich folgt ab 2027 die Ausstellungspflicht; für Aussteller mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz greift sie ab 2028. Hier erfährst du, was das für deinen Betrieb bedeutet.
Die Fristen im Überblick
Der Gesetzgeber führt die E-Rechnungspflicht in Stufen ein. Hier siehst du, welche Frist für deinen Betrieb relevant ist.
Seit 1. Januar 2025
Empfangspflicht für alle
Inländische Unternehmen müssen bei inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können; gesetzliche Ausnahmen bleiben unberührt. Eine E-Rechnung benötigt strukturierte Daten, etwa als ZUGFeRD oder XRechnung.
Betrifft ALLE UnternehmenAb 1. Januar 2027
Ausstellungspflicht (große)
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € müssen Rechnungen als E-Rechnung ausstellen. Für kleinere Betriebe gilt diese Pflicht noch nicht.
Umsatz > 800.000 €Ab 1. Januar 2028
Ausstellungspflicht (alle)
Dann gilt die Ausstellungspflicht grundsätzlich auch für die übrigen inländischen B2B-Aussteller. Gesetzliche Ausnahmen, etwa für bestimmte steuerfreie Umsätze und Kleinbetragsrechnungen, bleiben unberührt.
Grundsätzlich inländische B2B-Umsätze
Was ist eine E-Rechnung und was ändert sich für Handwerker?
Eine E-Rechnung ist keine PDF, sondern ein strukturiertes Datenformat (XML), das maschinell ausgelesen werden kann. Das vereinfacht die Buchhaltung enorm – für dich und deine Kunden. Die gute Nachricht: Eine E-Rechnung kann trotzdem wie eine normale PDF aussehen, solange die XML-Daten im Hintergrund mitgeliefert werden.
- ZUGFeRD kombiniert bei einem echten Hybridformat PDF und XML in einer Datei
- Die europäische Norm EN 16931 definiert den einheitlichen Standard
- XRechnung ist ein rein XML-basiertes Format für Behörden
- Reine PDF-Rechnungen sind nach Ablauf der jeweiligen Übergangsfrist keine E-Rechnungen
ZUGFeRD-kurz erklärt
Hybridformat: PDF zum Lesen + XML zum Verarbeiten
Das Profil EN 16931 bildet alle Rechnungsinformationen der europäischen Norm ab
Empfänger müssen das konkret benötigte Profil und den Übertragungsweg abstimmen
kurzhand erzeugt ZUGFeRD-Rechnungen im Profil EN 16931 — PDF/A-3 mit eingebettetem XML
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer nach §19 UStG?
Ja, die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gilt seit dem 1. Januar 2025 auch für Kleinunternehmer. Du musst also in der Lage sein, E-Rechnungen von deinen Lieferanten und Auftraggebern zu empfangen und zu verarbeiten.
Bei der Ausstellung von Rechnungen sind Kleinunternehmer jedoch noch nicht zur E-Rechnung verpflichtet. Du kannst weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen verwenden. Viele Kunden wünschen bereits heute strukturierte Rechnungsdaten. Mit kurzhand erstellst du auch als Kleinunternehmer eine ZUGFeRD-E-Rechnung — inklusive des Hinweises auf die Steuerbefreiung nach §19 UStG im strukturierten XML. Ob der Empfänger einen bestimmten Übertragungsweg verlangt, klärst du im Einzelfall.
Was die E-Rechnung von kurzhand leistet
kurzhand erzeugt zu deinen Rechnungen ein echtes ZUGFeRD-Hybrid: ein PDF/A-3, in dem das maschinenlesbare XML nach EN 16931 (Profil EN 16931) eingebettet ist. Jedes erzeugte XML wird bei der Erstellung gegen die offiziellen Schemas geprüft; das Format ist mit unabhängigen Validatoren (Mustangproject) gegen EN 16931 und PDF/A-3 validiert. Für öffentliche Auftraggeber (B2G) erstellt kurzhand zusätzlich eine eigenständige XRechnung 3.0 als XML (vor der Ausgabe technisch geprüft). Eine Peppol-, ZRE- oder OZG-RE-Direktanbindung ist derzeit nicht enthalten.
ZUGFeRD-Hybrid & XML-Export
Eine Datei, zwei Welten: lesbares PDF und eingebettetes EN-16931-XML (factur-x.xml). Auf Wunsch lädst du dasselbe XML zusätzlich als separate Datei herunter.
GoBD: unveränderbar archiviert
Die erzeugte E-Rechnung wird ab Ausstellung unveränderbar gespeichert und bei jedem Abruf identisch ausgeliefert. Für Vollständigkeit und steuerliche Richtigkeit bleibt der Betrieb verantwortlich.
PDF-Link per WhatsApp teilen
kurzhand bereitet eine WhatsApp-Nachricht mit Link zur lesbaren PDF vor. Die E-Rechnung (ZUGFeRD-PDF) übermittelst du über einen mit dem Empfänger vereinbarten Kanal, z. B. E-Mail.
In allen Tarifen enthalten
E-Rechnung (ZUGFeRD) und XML-Export sind in allen Tarifen enthalten — auch im Kostenlos-Tarif für die dort ausgestellte Rechnung.
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
Brauche ich als Ein-Mann-Betrieb eine E-Rechnung?
Ja, zum Empfang von Rechnungen deiner Lieferanten seit 2025. Du musst E-Rechnungen empfangen und ablegen können. Bei der Ausstellung deiner eigenen Rechnungen hast du als Kleinunternehmer noch Zeit – aber die Umstellung lohnt sich frühzeitig.
Ist eine eingescannte Papierrechnung eine E-Rechnung?
Nein. Ein Scan einer Papierrechnung ist weiterhin eine Papierrechnung – es fehlen die strukturierten XML-Daten. Eine E-Rechnung muss maschinenlesbar sein, also im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format vorliegen.
Was kostet mich die E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnung (ZUGFeRD-Hybrid nach EN 16931) und der separate XML-Export sind in allen Tarifen enthalten — auch im Kostenlos-Tarif für die dort ausgestellte Rechnung.
Sind Angebote E-Rechnungen?
Nein. Die umsatzsteuerrechtliche E-Rechnungspflicht betrifft Rechnungen, nicht Angebote. kurzhand erzeugt für Rechnungen ein ZUGFeRD-Hybrid nach EN 16931 und auf Wunsch das XML als separate Datei.
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung empfangen kann?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Dafür genügt grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach; zusätzlich brauchst du einen geeigneten Ablauf für Prüfung, Verarbeitung und Aufbewahrung.
Kann ich mit kurzhand auch eine XRechnung für Behörden erstellen?
Ja. Für öffentliche Auftraggeber (B2G) erzeugt kurzhand zusätzlich zum ZUGFeRD-Hybrid eine eigenständige XRechnung 3.0 als reines XML. Sie wird vor der Ausgabe technisch geprüft: Profil- und BR-DE-Regeln sowie EN-16931-XSD; nur bestandene Dateien werden ausgeliefert. Die vollständige KoSIT-Schematron-Prüfung führen wir in unserer Build-Abnahme durch, nicht bei jedem einzelnen Dokument. Leitweg-ID und Käuferreferenz trägst du dabei mit ein. Eine Peppol-, ZRE- oder OZG-RE-Direktanbindung ist derzeit nicht enthalten — die XRechnung übermittelst du über das vom Auftraggeber vorgegebene Portal.
Deine Frage ist nicht dabei? Schreib uns direkt über den Kontakt.
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