§ 632a BGB · Abschlag und Schlussrechnung
Abschlagsrechnung schreiben — und am Ende richtig absetzen.
Große Aufträge werden nicht am Schluss in einem Betrag bezahlt. In kurzhand stellst du Abschläge am laufenden Auftrag und schreibst am Ende eine Schlussrechnung, die den vollen Leistungsumfang trägt und die berechneten Abschläge je Steuersatz absetzt — genau die Stelle, an der ein Bruttoabzug teuer wird.
In jedem Tarif enthalten · Anrechnung je Steuersatz · Abschläge in der E-Rechnung als BT-113 · Keine Rechnung über Minusbeträge
Schlussrechnung · Anrechnung
| Position | Netto | USt 19 % |
|---|---|---|
| Gesamtleistung | 20.000,00 € | 3.800,00 € |
| Abschlag 1 und 2 | −12.000,00 € | −2.280,00 € |
Restbetrag brutto9.520,00 €
Netto und Steuer werden getrennt abgesetzt, in der Gruppe, in der sie entstanden sind. Beispielzahlen wie im Text unten.
Der Vorgang
Warum die Schlussrechnung den vollen Umfang trägt.
Die naheliegende Idee ist, am Ende einfach den Rest zu berechnen. Sie ist falsch. Die Schlussrechnung ist der Beleg über die gesamte Leistung — sie führt alle Positionen des Auftrags auf und setzt darunter ab, was davon bereits in Rechnung gestellt wurde. Nur so lässt sich für Kunde, Steuerberater und Prüfer nachvollziehen, was insgesamt geleistet und was schon abgerechnet wurde.
In kurzhand hängen beide Belege am selben Auftrag. Der Abschlag markiert den Auftrag bewusst nicht als abgerechnet: Er läuft weiter, nimmt weitere Zeiten, Material und angenommene Nachträge auf, und die Schlussrechnung rechnet am Ende mit dem Stand, der dann gilt.
Die Beträge der Abschläge werden dabei in der Schlussrechnung festgeschrieben, nicht live nachgeschlagen. Ein Beleg, dessen Zahlen sich nachträglich ändern, wäre kein Beleg — auch dann nicht, wenn die Änderung eine Korrektur an anderer Stelle war.
Ein Abschlag schließt den Auftrag nicht. Er nimmt ihm nur einen Teil ab.
Eine Auftragssumme, in Stufen abgerechnet
- Abschlag 1bei Auftragserteilung
- Abschlag 2nach Baufortschritt
- SchlussrechnungRest nach Abnahme
Übliche Stufung bei Bauleistungen. Welche Stufen du ansetzt, bestimmt der Vertrag.
Brutto abziehen kostet Umsatzsteuer, die niemand zurückbekommt.
Rechne mit: Auftrag über 20.000 € netto, 19 % Umsatzsteuer. Zwei Abschläge über zusammen 12.000 € netto sind gestellt und die Steuer darauf ist längst angemeldet. Wer in der Schlussrechnung nun nur den Bruttobetrag der Abschläge abzieht und die ausgewiesene Steuer auf die volle Leistung stehen lässt, weist Umsatzsteuer aus, die er bereits abgeführt hat — und schuldet sie nach § 14c Abs. 1 UStG ein zweites Mal.
Deshalb rechnet kurzhand die Anrechnung je Steuersatz und nicht auf einen zusammengefassten Bruttobetrag. Netto und Steuer werden getrennt abgesetzt, in der Gruppe, in der sie entstanden sind. Bei einem Auftrag mit einem einzigen Steuersatz sieht man davon nichts; bei einem gemischten ist es der Unterschied zwischen einem richtigen und einem falschen Beleg.
Eine Position je Steuersatz
Schon die Abschlagsrechnung wird je Satzgruppe aufgeteilt. Die Anteile werden so verteilt, dass sich die Zeilen exakt auf den angesetzten Nettobetrag summieren — ohne Cent-Drift über mehrere Abschläge hinweg.
Steuer immer aus dem Netto
Auch wenn du einen Bruttobetrag vorgibst, wird die Steuer aus der Bemessungsgrundlage abgeleitet. Der tatsächliche Bruttobetrag kann dadurch um bis zu einen Cent je Satzgruppe von deinem Wunschbetrag abweichen — kurzhand zeigt die wirklich entstandene Summe an, statt den Wunschbetrag zu wiederholen.
Berechnet, nicht bezahlt
Abgesetzt werden die gestellten Abschläge. Bei Sollversteuerung ist die Steuer mit dem Ausstellen entstanden; ein unbezahlter, nicht abgesetzter Abschlag stünde sonst zweimal in der Voranmeldung.
Überzahlung führt zum Korrekturbeleg
Übersteigen die Abschläge die Schlussrechnung, entsteht keine Rechnung über einen Minusbetrag. kurzhand nennt stattdessen den Betrag und verweist auf den Korrekturbeleg zur betroffenen Abschlagsrechnung.
Im Alltag
Ein Bad, drei Belege.
Ein Sanitärbetrieb baut ein Bad um, Auftragssumme 18.000 € netto. Bei Auftragserteilung geht ein Abschlag über 30 % raus — Material ist bestellt, das Geld liegt nicht mehr im Betrieb. Nach dem Rohbau folgt der zweite Abschlag über 40 %. Beide Male entsteht die Rechnung aus dem Auftrag heraus, ohne dass irgendetwas neu getippt wird.
Während der Montage kommen zwei Zusatzleistungen dazu, die der Kunde bestellt. Sie laufen als Nachtrag und werden nach der Annahme Teil des Auftrags. Am Ende trägt die Schlussrechnung den gesamten Umfang — Ursprungsleistung plus angenommener Nachtrag — und setzt die beiden Abschläge ab. Was übrig bleibt, ist der Betrag, den der Kunde noch überweist.
Grenzen
Was kurzhand hier nicht tut.
Abschläge sind ein Bereich, in dem eine zu große Zusage teuer wird. Deshalb steht auch hier, wo die Software aufhört.
Die Seite beschreibt, wie kurzhand rechnet, und nennt die Vorschriften dazu. Ob in deinem Fall Soll- oder Istversteuerung gilt und wie eine bestimmte Leistung zu behandeln ist, beantwortet die Steuerberatung.
Ob ein Abschlag bezahlt ist, trägt der Betrieb ein. Es gibt keine Bankanbindung und keinen automatischen Kontenabgleich.
Der Weg ist entweder Abschläge plus Schlussrechnung oder eine einzige Vollrechnung. Die Datenbank verhindert die Mischung — nicht als Bequemlichkeit, sondern weil sie dieselbe Leistung doppelt berechnen würde.
Der Korrekturbeleg entsteht beim Stornieren, wird in der Rechnung angezeigt und ist im Datenexport enthalten. Ein eigenes PDF oder eine eigene XRechnung dafür gibt es derzeit nicht.
FAQ
Häufige Fragen zur Abschlagsrechnung
Was ist eine Abschlagsrechnung?
Eine Rechnung über einen Teil einer noch nicht vollständig erbrachten Leistung. Statt am Ende einen großen Betrag zu fordern, rechnet der Betrieb nach Baufortschritt ab — üblich sind Stufen wie 30 % bei Auftragserteilung, 40 % nach Rohinstallation, Rest nach Abnahme. § 632a BGB gibt dafür bei Bauleistungen einen Anspruch auf Abschlagszahlungen in Höhe des Werts der erbrachten Leistung.
Wann lohnt sich ein Abschlag überhaupt?
Sobald zwischen Materialeinkauf und Schlusszahlung mehr Geld liegt, als der Betrieb bequem vorfinanzieren kann. Bei einem Auftrag über 20.000 € finanziert ein Ein-Mann-Betrieb sonst wochenlang Material und Löhne aus eigener Tasche. Der zweite Grund ist Risiko: Wer in Stufen abrechnet, merkt früh, ob der Kunde zahlt.
Wie erstelle ich in kurzhand eine Abschlagsrechnung?
Am Auftrag, in der Abschlagskarte. Du gibst entweder einen Prozentsatz der Auftragssumme an („30 %“) oder einen Bruttobetrag („5.000 €“); kurzhand rechnet einen Bruttobetrag intern in den passenden Prozentsatz um. Daraus entsteht eine Rechnung im Entwurf, die du wie jede andere prüfst und versendest. Der Auftrag gilt dadurch bewusst noch nicht als abgerechnet — er läuft weiter.
Was passiert bei gemischten Steuersätzen?
Die Abschlagsrechnung bekommt eine Position je Steuersatz des Auftrags. Ein Auftrag, der 19 % (Wartung) und 0 % (Photovoltaik nach § 12 Abs. 3 UStG) mischt, ist auch im Abschlag gemischt besteuert — eine einzige Zeile müsste sich für einen Satz entscheiden und würde zu viel oder zu wenig Steuer ausweisen. Bei einem einheitlich besteuerten Auftrag, dem Normalfall, entsteht genau eine Zeile.
Wie wird die Schlussrechnung berechnet?
Sie trägt den vollen Leistungsumfang als Positionen — nicht nur den Rest — und setzt die bereits berechneten Abschläge davon ab. Der Betrag, der am Ende zu zahlen bleibt, ergibt sich aus dieser Differenz. Das ist wichtig für den Kunden und für die Prüfung: Aus der Schlussrechnung muss hervorgehen, was insgesamt geleistet und was davon schon berechnet wurde.
Warum reicht es nicht, den Bruttobetrag der Abschläge abzuziehen?
Weil § 14 Abs. 5 Satz 2 UStG verlangt, dass in der Schlussrechnung die bereits vereinnahmten Teilentgelte UND die darauf entfallenden Steuerbeträge abgesetzt werden (Abschn. 14.8 Abs. 7 UStAE). Wer nur brutto abzieht und die Steuer stehen lässt, weist zu viel Umsatzsteuer aus und schuldet sie nach § 14c Abs. 1 UStG — zusätzlich zu der, die er auf den Abschlag längst abgeführt hat. Bei 20.000 € und drei Abschlägen ist das ein vierstelliger Fehler, den niemand bemerkt, bis die Betriebsprüfung kommt. kurzhand rechnet die Anrechnung deshalb je Steuersatz.
Werden nur bezahlte Abschläge abgesetzt?
Nein, abgesetzt werden die berechneten. Das klingt zunächst falsch, weil das Gesetz von „vereinnahmten“ Teilentgelten spricht, ist für Handwerksbetriebe aber der Regelfall: Sie versteuern nach vereinbarten Entgelten (Sollversteuerung, § 16 Abs. 1 UStG). Mit dem Ausstellen der Abschlagsrechnung ist die Steuer entstanden und angemeldet. Würde die Schlussrechnung einen unbezahlten Abschlag nicht absetzen, stünde derselbe Umsatz zweimal in der Voranmeldung.
Wo sehe ich, welcher Abschlag noch offen ist?
In der Abschlagskarte am Auftrag, getrennt von der Anrechnung. „Berechnet, aber noch nicht bezahlt“ ist eine Frage der Liquidität, nicht der Steuer — deshalb steht diese Zahl bewusst nur intern und nicht auf dem Beleg für den Kunden.
Was, wenn die Abschläge höher waren als die Schlussrechnung?
Dann gibt es keine Schlussrechnung über einen Minusbetrag — die kennt das Umsatzsteuerrecht nicht. kurzhand blockiert diesen Fall und nennt den Weg: einen Korrekturbeleg zur betroffenen Abschlagsrechnung, über den die Rückzahlung läuft. Der Korrekturbeleg bekommt eine eigene, aus der Rechnungsnummer abgeleitete Nummer; die ursprüngliche Rechnung bleibt unverändert.
Sind Abschläge in der E-Rechnung enthalten?
Ja. Angerechnete Abschläge werden im strukturierten Datensatz als BT-113 abgebildet, also als bereits gezahlter Betrag, und stehen zusätzlich sichtbar im Summenblock des PDFs. Empfänger, die E-Rechnungen maschinell prüfen, sehen die Anrechnung dadurch ohne Nachfrage.
Ab welchem Tarif gibt es Abschlagsrechnungen?
In jedem, auch im dauerhaft kostenlosen Einstieg. Abschlags- und Schlussrechnung haben keine eigene Freischaltung — es gelten nur die normalen Mengengrenzen des jeweiligen Tarifs für ausgestellte Rechnungen.
Kann ich neben Abschlägen noch eine normale Vollrechnung stellen?
Nein, und das ist absichtlich in der Datenbank abgesichert. Ein Auftrag wird entweder über Abschläge und eine Schlussrechnung abgerechnet oder über eine einzige Vollrechnung. Beides nebeneinander würde dieselbe Leistung doppelt in Rechnung stellen.
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Quellen und Stand
Zuletzt gegen die genannten Quellen geprüft am 10.09.2026. Recherchiert und geschrieben von den Gründern von kurzhand, Lars Rolsing und Julian Kokorin — beide Softwareentwickler, keine Steuer- oder Rechtsberater. Rechtsinformation, keine Rechts- oder Steuerberatung. Für den Einzelfall ist die Steuerberatung zuständig.