Zahlungsverzug
Mahnwesen im Handwerk: der Kunde zahlt nicht
Wann jemand in Verzug gerät, wie viele Mahnungen es wirklich braucht und wie du eine Zahlungserinnerung schreibst, ohne den Kunden zu verlieren.
Zahlungserinnerung und erste Mahnung ab Solo · zweite und dritte Stufe ab Betrieb · Zum Ratgeber
Rechnung fällig am 14.07.
Beispieldatum. Was im Einzelfall gilt, hängt an Vertrag, Fälligkeit und Zugang.
Rechtliche Einordnung
Wann der Kunde in Verzug ist.
- § 286 Abs. 1 BGB
- Der Regelfall: Die Rechnung ist fällig, du mahnst, ab da ist der Kunde in Verzug. Eine Mahnung genügt, mehr verlangt das Gesetz nicht.
- § 286 Abs. 3 BGB
- Verzug tritt auch ohne Mahnung ein, 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung. Gegenüber Verbrauchern gilt das aber nur, wenn du in der Rechnung auf diese Folge hingewiesen hast. Gegenüber Unternehmen ist der Hinweis nicht nötig.
- Steht nirgends
- Der Mythos von den drei Mahnungen. Es gibt keine gesetzliche Pflicht, dreimal zu mahnen. Wer trotzdem stuft, tut das aus Rücksicht auf die Kundenbeziehung. Das ist eine legitime Entscheidung, aber eben eine Entscheidung und keine Vorschrift.
Wann eine Handwerkerrechnung verjährt.
Eine offene Rechnung verfällt nicht, aber sie verjährt. Danach darf der Kunde die Zahlung verweigern (§ 214 Abs. 1 BGB), auch wenn die Arbeit einwandfrei war.
- § 195 BGB
- Drei Jahre. Das ist die regelmäßige Verjährungsfrist, und sie gilt auch für den Werklohn aus deiner Rechnung.
- § 199 Abs. 1 BGB
- Die Frist beginnt nicht am Rechnungsdatum, sondern mit dem Schluss des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist. Eine Forderung, die im März 2026 fällig wurde, verjährt mit Ablauf des 31. Dezember 2029.
- §§ 641, 650g Abs. 4 BGB
- Fällig wird der Werklohn mit der Abnahme. Beim Bauvertrag braucht es zusätzlich eine prüffähige Schlussrechnung. Wer sie liegen lässt, schiebt den Fristbeginn hinaus, aber eben auch das eigene Geld.
- § 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB
- Eine Mahnung hält die Verjährung nicht auf, auch die dritte nicht. Gehemmt wird sie etwa durch die Zustellung eines Mahnbescheids oder durch eine Klage. Die Hemmung endet sechs Monate nach dem Abschluss des Verfahrens.
- §§ 203, 212 BGB
- Verhandelt ihr über die Forderung, ist die Verjährung gehemmt, bis eine Seite die Verhandlungen abbricht. Leistet der Kunde eine Teilzahlung oder erkennt er die Forderung anders an, beginnt die Frist neu.
kurzhand berechnet keine Verjährungsfristen und warnt nicht vor ihrem Ablauf. Was es festhält: wann welche Mahnstufe rausging und, ab Tarif Betrieb, das Abnahmeprotokoll mit Datum. Wann Mängelansprüche des Kunden verjähren, ist eine andere Frist mit anderem Beginn: Gewährleistung im Handwerk.
Dieser Abschnitt erklärt die Grundzüge und ersetzt keine Rechtsberatung. Ob und ab wann Verzug eingetreten ist oder eine Forderung verjährt, hängt an Vertrag, Abnahme, Fälligkeit und Zugang. Ist eine Forderung aus einem älteren Jahr noch offen, lass das vor dem Jahreswechsel klären.
Die Eskalation
Vier Stufen, und dann ist Schluss.
kurzhand kennt die Zahlungserinnerung und drei Mahnstufen. Eine vierte gibt es nicht. Das ist keine Einschränkung: Ab dort hilft keine weitere Mail.
Zahlungserinnerung
ab SoloFreundlich und ohne Vorwurf. In den meisten Fällen ist eine Rechnung nicht bestritten, sondern untergegangen: im Papierstapel, im Spam-Ordner, im Urlaub.
Erste Mahnung
ab SoloKlar, mit neuer Frist und dem offenen Betrag. Ab hier ist der Vorgang dokumentiert: Datum, Stufe und Betrag hängen an der Rechnung.
Zweite Mahnung
ab BetriebDeutlicher, mit kurzer Frist. Spätestens jetzt lohnt sich ein Anruf mehr als eine weitere Mail.
Dritte und letzte Mahnung
ab BetriebDie letzte Stufe in kurzhand. Danach ist der nächste Schritt keine Software-Frage mehr, sondern eine Entscheidung: Mahngericht, Inkasso oder abschreiben.
Du siehst, wer noch zahlen muss.
Offene und überfällige Rechnungen stehen auf einem Bildschirm, mit Fälligkeit, offenem Betrag und bisheriger Mahnstufe. Von dort aus wird gemahnt, nicht aus einer Liste daneben.
Am offenen Posten
Was kurzhand dabei übernimmt.
Sechs Dinge, die am offenen Posten hängen, und eines, das kurzhand ausdrücklich nicht tut: Jede Stufe löst du selbst aus.
Offene Posten auf einen Blick
Jede versendete und überfällige Rechnung mit Fälligkeit, offenem Betrag und bisheriger Mahnstufe, sortiert nach dem, was am längsten liegt.
Teilzahlungen werden abgezogen
Der Mahnbetrag ist immer der offene Rest. Erfasste Anzahlungen und Teilzahlungen fließen automatisch ein.
Mahnung per E-Mail
Versand an die hinterlegte Kundenadresse mit Rechnungsnummer, Fälligkeit und offenem Betrag. Schlägt der Versand fehl, wird die Mahnstufe nicht hochgezählt. Sonst stünde eine Stufe im System, die den Kunden nie erreicht hat.
Nachvollziehbarer Verlauf
Welche Stufe wann rausging, hängt an der Rechnung. Bei einer späteren Auseinandersetzung ist das der Unterschied zwischen „ich habe gemahnt“ und einem Nachweis.
Gesperrt, wo Mahnen falsch wäre
Entwürfe, bezahlte und stornierte Rechnungen lassen sich nicht mahnen. Auch die dritte Stufe ist die letzte. Eine vierte gibt es nicht.
Vorher: Angebots- und Zahlungserinnerungen
Der beste Mahnlauf ist der, der nicht nötig wird. kurzhand erinnert an unbeantwortete Angebote, bevor daraus ein offener Posten wird.
Grenzen
Wo kurzhand aufhört.
Einen Mahnbescheid beantragst du beim zuständigen Mahngericht, nicht in kurzhand.
Keine Anbindung an ein Inkassobüro und keine Übergabe an Dritte.
Keine automatische Berechnung von Zinsen oder Mahnpauschalen: Der Mahnbetrag ist der offene Rechnungsrest.
Jede Stufe löst du selbst aus. Eine Mahnung, die nachts von allein rausgeht, trifft irgendwann den Falschen.
FAQ
Häufige Fragen zum Zahlungsverzug
Ab wann ist ein Kunde in Verzug?
In der Regel mit einer Mahnung nach Fälligkeit (§ 286 Abs. 1 BGB). Ohne Mahnung tritt Verzug nach § 286 Abs. 3 BGB spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein, gegenüber Verbrauchern allerdings nur, wenn auf diese Folge in der Rechnung hingewiesen wurde. Das ist die Grundregel; für deinen Einzelfall ist die Rechtsberatung zuständig.
Muss ich dreimal mahnen, bevor ich weitere Schritte gehe?
Nein. Die Vorstellung, es brauche drei Mahnungen, ist verbreitet, steht aber so nicht im Gesetz. Eine Mahnung genügt, um Verzug zu begründen. Mehrere Stufen sind eine Frage der Kundenbeziehung, nicht der Wirksamkeit. kurzhand bildet deshalb bis zu drei Stufen ab, verlangt sie aber nicht.
Wie schreibe ich mit kurzhand eine Mahnung?
Unter „Offene Posten“ siehst du jede versendete oder überfällige Rechnung mit ihrem Zahlungsstand. Ein Klick auf „Mahnen“ erzeugt die nächste Stufe und verschickt sie per E-Mail an die hinterlegte Kundenadresse, mit Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum und dem offenen Betrag. Ist keine E-Mail-Adresse hinterlegt, wird die Mahnung nur erfasst.
Was passiert bei einer Teilzahlung?
Die Mahnung fordert den offenen Rest, nicht die Rechnungssumme. Wer auf 10.000 € bereits 3.000 € überwiesen hat, bekommt eine Mahnung über 7.000 €. Das klingt selbstverständlich, ist es in der Praxis aber nicht. Und eine Mahnung über einen längst teilweise bezahlten Betrag beschädigt die Kundenbeziehung mehr, als die Zahlung wert ist.
Wann verjährt eine Handwerkerrechnung?
Der Werklohn verjährt in drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist (§ 199 Abs. 1 BGB): Wurde sie im März 2026 fällig, ist sie mit Ablauf des 31. Dezember 2029 verjährt. Fällig wird der Werklohn mit der Abnahme, beim Bauvertrag erst mit Abnahme und prüffähiger Schlussrechnung (§ 650g Abs. 4 BGB). Mahnungen halten die Verjährung nicht auf; ein zugestellter Mahnbescheid oder eine Klage hemmt sie (§ 204 BGB). kurzhand berechnet keine Verjährungsfristen.
Welche Rechnungen kann ich mahnen?
Nur versendete und überfällige. Entwürfe, bereits bezahlte und stornierte Rechnungen sind gesperrt: Eine Mahnung zu einem Entwurf wäre eine Zahlungsaufforderung ohne Rechnung dahinter.
Müssen E-Rechnungen anders gemahnt werden?
Nein. Die Pflicht zur strukturierten elektronischen Rechnung betrifft die Rechnung selbst, nicht die Mahnung. Eine Mahnung ist keine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn und braucht deshalb kein XML-Format. kurzhand mahnt eine als ZUGFeRD/Factur-X oder XRechnung versendete Rechnung genauso wie jede andere: per E-Mail, mit Bezug auf Rechnungsnummer, Fälligkeit und offenen Betrag. Das ursprüngliche Rechnungsdokument bleibt unverändert daneben stehen.
Kann kurzhand einen Mahnbescheid beantragen oder an ein Inkasso übergeben?
Nein. kurzhand schreibt Zahlungserinnerungen und Mahnungen und dokumentiert, wann welche Stufe rausging. Das gerichtliche Mahnverfahren, die Übergabe an ein Inkassobüro und die Berechnung von Verzugszinsen liegen außerhalb. Dafür brauchst du das Mahngericht beziehungsweise deine Rechtsberatung.
In welchem Tarif ist das Mahnwesen enthalten?
Zahlungserinnerung und erste Mahnung ab dem Tarif Solo (19 € netto im Monat). Das mehrstufige Mahnwesen mit zweiter und dritter Stufe gehört zum Tarif Betrieb (39 € netto im Monat).
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Weiterlesen: Rechnungsprogramm für Handwerker, Auftragsverwaltung und Gewährleistung im Handwerk. Welches Format eine Rechnung an einen Geschäftskunden braucht, steht unter E-Rechnungspflicht; welche Mahnstufe in welchem Tarif steckt, im Tarifvergleich.
Quellen und Stand
Zuletzt gegen die genannten Quellen geprüft am 29.10.2026. Recherchiert und geschrieben von den Gründern von kurzhand, Lars Rolsing und Julian Kokorin. Beide sind Softwareentwickler, keine Steuer- oder Rechtsberater. Diese Seite ordnet die Rechtslage für den Handwerksalltag ein. Sie ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung; die Verantwortung für den Einzelfall bleibt beim Betrieb.