Datenexport und Anbieterwechsel

Alles, was du in kurzhand eingegeben oder erzeugt hast: Kunden, Angebote, Aufträge, Rechnungen und Serienvorgänge samt Positionen, Leistungen, Material, Vorlagen, Zeiterfassung, Abwesenheiten, Team- und Änderungsprotokolle, Abnahmen, Mängel, Unterschriftsprotokolle, Foto-Metadaten, Aktivitäten, Erinnerungen, deine Betriebseinstellungen sowie deine Abonnement- und Abrechnungsdaten.

Der Export ist in jedem Tarif verfügbar — auch im Tarif „Kostenlos“ und nachdem ein bezahlter Tarif ausgelaufen ist.

JSON, CSV und XML sind strukturierte, gängige und maschinenlesbare Formate. Der JSON-Export enthält zu jedem Bereich alle Datensätze — es gibt keine feste Zeilengrenze; die Daten werden so lange seitenweise geholt, bis nichts mehr kommt. Sollte ein Bereich dennoch nicht vollständig gelesen werden können, weist die Datei das im Feld hinweise ausdrücklich aus, statt still unvollständig zu sein.

Das Gesamtpaket enthält zusätzlich manifest.json: zu jeder enthaltenen Datei Pfad, Typ, Größe, SHA-256-Prüfsumme und der Datensatz, zu dem sie gehört. Eine Datei, die nicht abrufbar war, steht mit dem Vermerk „fehlt“ im Manifest — sie verschwindet nicht stillschweigend.

Im Konto unter Einstellungen → Daten exportieren. Der Download startet direkt; es ist kein Antrag und keine Wartezeit nötig. Alternativ genügt eine Nachricht an hallo@kurzhand.de.

Ein Export erstellt eine Kopie. Er beendet keinen Vertrag, kündigt nichts und löst keine Löschung aus. Du kannst so oft exportieren, wie du möchtest — dein Konto läuft unverändert weiter.

Ein Anbieterwechsel und eine Kontolöschung sind eigene Vorgänge, die du ausdrücklich auswählst. Wir löschen keine Daten allein deshalb, weil du einen Export erstellt hast.

Wichtig ist der Unterschied bei der Frist: Der Anbieterwechsel nach Anhang B hat einen Abrufzeitraum, die Kontolöschung nicht. Wer „Konto löschen“ wählt, löst die sofortige Löschung aus — ohne Abrufzeitraum und ohne Weg zurück. Exportiere deshalb vorher.

Das hängt davon ab, was du auslöst. Die vier Fälle im Einzelnen:

• Konto besteht weiter: jederzeit und beliebig oft exportierbar.
• Du kündigst nur den kostenpflichtigen Tarif: Es wird nichts gelöscht. Das Konto läuft im Tarif „Kostenlos“ weiter, deine Daten bleiben erhalten und weiterhin exportierbar (§ 5 Abs. 3 der AGB).
• Du leitest einen Anbieterwechsel ein: Der Übergang dauert höchstens 30 Kalendertage. Danach bleiben die Daten mindestens 30 Kalendertage zum Abruf verfügbar (Abrufzeitraum) und werden erst anschließend gelöscht (§ 3 des Anhangs B).
• Du löschst dein Konto: Die im Auftrag verarbeiteten Kunden-, Beschäftigten- und Dokumentdaten werden sofort aus den aktiven Systemen gelöscht. Es gibt hier keinen Abrufzeitraum von 30 Tagen und keine Wiederherstellung (§ 5 Abs. 5 der AGB, § 8 Abs. 1 des AVV).

Verbindlich sind § 5 der AGB, § 8 des Auftragsverarbeitungsvertrags und der Anhang B zu den AGB.

1. Du sagst uns Bescheid — formlos per E-Mail oder über die Kontoeinstellungen.
2. Du exportierst deine Daten. Wir helfen dir, wenn dein neuer Anbieter ein bestimmtes Feld oder Format braucht, und erklären dir die Struktur der Exportdatei.
3. Der Übergang dauert höchstens 30 Kalendertage. Sollte das technisch nicht reichen, melden wir uns innerhalb von 14 Arbeitstagen mit einer Begründung und einem konkreten neuen Termin — und dein Zugang bleibt bis dahin nutzbar.
4. Danach bleiben die Daten mindestens 30 Kalendertage abrufbar (Abrufzeitraum).
5. Anschließend löschen wir sie.

Du entscheidest, ob du wechselst, nur exportierst oder direkt löschen lässt. Eine Begründung brauchen wir nicht. Der Abrufzeitraum aus Schritt 4 gehört zum Anbieterwechsel — wählst du stattdessen direkt „Konto löschen“, wird sofort gelöscht.

Nichts. Weder für den Export noch für den Wechsel noch für die Löschung. Wir nutzen auch die gesetzliche Übergangsmöglichkeit nicht, nach der bis zum 11. Januar 2027 die unmittelbaren Wechselkosten berechnet werden dürften.

Vorhanden: Export über das Konto als ZIP-Gesamtpaket, JSON, CSV, PDF, XML (EN 16931 / XRechnung 3.0) und DATEV-Format. Diese Formate sind offen dokumentiert bzw. standardisiert und lassen sich von anderen Systemen einlesen.

Ebenfalls vorhanden: eine authentifizierte Exportschnittstelle. Du erzeugst in den Einstellungen einen zeitlich begrenzten Zugang und gibst ihn an den von dir beauftragten Anbieter weiter — ohne ihm dein Passwort zu geben. Der Zugang läuft ab, ist in der Zahl der Abrufe begrenzt und jederzeit widerrufbar. Aufbau, Felder und Grenzen stehen in der technischen Beschreibung.

Nicht vorhanden: eine öffentliche Schnittstelle ohne Anmeldung, eine direkte Übertragung in ein Zielsystem sowie eine Peppol-, ZRE- oder OZG-RE-Anbindung. Wenn dein neuer Anbieter etwas Bestimmtes braucht, sprich uns an — wir liefern die Daten in einem der oben genannten Formate und erklären die Felder.

• Zugriffstokens für öffentliche Dokumentlinks, Passwort-Hashes und Schlüssel. Das sind Zugangsmittel, keine Inhalte — wer sie hätte, könnte auf freigegebene Dokumente zugreifen.
• Daten anderer Betriebe.
• Interne Support- und Bewertungsvermerke von uns. Dazu bekommst du auf Anfrage Auskunft unter datenschutz@kurzhand.de.

Deine eigenen Inhalte sind davon nicht betroffen — sie werden vollständig exportiert.