Wechsel, Datenexport und Vertragsbeendigung

(1) Dieser Anhang regelt die Rechte des Nutzers beim Wechsel zu einem anderen Anbieter, bei der Übertragung seiner Daten in die eigene IT-Umgebung und bei der Beendigung des Vertrags. Er ergänzt die AGB und geht diesen bei Widersprüchen zu diesem Regelungsgegenstand vor.

(2) Er setzt die Vorgaben des Kapitels VI der Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act) um. Gesetzliche Rechte des Nutzers bleiben unberührt und werden durch diesen Anhang weder eingeschränkt noch ausgeschlossen. Soweit eine Regelung dieses Anhangs hinter dem Gesetz zurückbliebe, gilt das Gesetz.

(3) Der Datenexport steht in jedem Tarif zur Verfügung, auch im Tarif „Kostenlos“ und nach einer Herabstufung.

Der Nutzer kann jederzeit verlangen:

• zu einem anderen Anbieter eines vergleichbaren Dienstes zu wechseln und seine Daten dorthin zu übertragen,
• seine Daten in seine eigene IT-Umgebung zu übertragen,
• den Vertrag zu beenden und seine Daten löschen zu lassen, ohne zuvor zu wechseln.

Der Nutzer entscheidet, welche dieser Möglichkeiten er nutzt. Er kann den Export auch nutzen, ohne den Vertrag zu beenden, und er kann parallel weitere Dienste anderer Anbieter einsetzen.

(1) Der Nutzer teilt den Wunsch zu wechseln, zu exportieren oder zu beenden in Textform an hallo@kurzhand.de mit oder nutzt die Funktionen in den Kontoeinstellungen. Eine Begründung ist nicht erforderlich.

(1a) Export, Wechsel und Löschung sind drei verschiedene Vorgänge. Ein Export während der laufenden Vertragsbeziehung erstellt ausschließlich eine Kopie: Er beendet den Vertrag nicht, gilt nicht als Einleitung eines Wechsels und löst keine Löschung aus. Der Nutzer kann beliebig oft exportieren, ohne dass sich an seinem Konto etwas ändert. Ein Wechsel oder eine Beendigung setzt eine ausdrückliche Erklärung des Nutzers nach Absatz 1 voraus. Daten werden nicht deshalb gelöscht, weil ein Export erstellt wurde.

(2) Die maximale Ankündigungsfrist für die Einleitung des Wechsels beträgt zwei Monate ab Zugang des Wechselverlangens. Der Nutzer kann sie unterschreiten. Die Kündigung eines kostenpflichtigen Tarifs richtet sich unverändert nach § 5 der AGB; sie ist für einen Wechsel nach diesem Anhang nicht erforderlich.

(3) Mit Ablauf der Ankündigungsfrist beginnt der Übergangszeitraum. Er beträgt höchstens 30 Kalendertage. Innerhalb dieses Zeitraums stellt der Anbieter die Daten des Nutzers zum Export bereit und unterstützt den Wechsel nach § 5.

(3a) Während der Ankündigungsfrist und des gesamten Übergangszeitraums — einschließlich eines alternativen Zeitraums nach Absatz 4 und einer Verlängerung nach Absatz 4a — erhält der Anbieter die Kontinuität des Dienstes aufrecht und erbringt die vertraglich vereinbarten Funktionen unverändert weiter. Der Zugang des Nutzers bleibt bestehen; ein Wechselverlangen führt für sich genommen weder zu einer Einschränkung des Funktionsumfangs noch zu einer Sperre.

(4) Ist der Übergang binnen 30 Kalendertagen technisch nicht durchführbar, teilt der Anbieter dies dem Nutzer innerhalb von 14 Arbeitstagen nach dem Wechselverlangen in Textform mit, begründet die technische Undurchführbarkeit und benennt einen alternativen Übergangszeitraum von höchstens sieben Monaten.

(4a) Unabhängig von Absatz 4 kann der Nutzer den Übergangszeitraum einmal um einen Zeitraum verlängern, den er für seine eigenen Zwecke für angemessen hält (Art. 25 Abs. 5 der Verordnung). Eine Begründung ist dafür nicht erforderlich, und der Anbieter darf die Verlängerung weder von einer Prüfung noch von einer Zustimmung abhängig machen. Die Mitteilung genügt in Textform.

(5) Nach dem Ende des Übergangszeitraums bleiben die exportierbaren Daten mindestens 30 Kalendertage zum Abruf verfügbar (Abrufzeitraum).

(5a) Der Anbieter bestätigt dem Nutzer in Textform, wann der Wechsel abgeschlossen beziehungsweise das Vertragsverhältnis beendet worden ist, und nennt dabei den Beginn und das Ende des Abrufzeitraums. Ohne diese Bestätigung beginnt der Abrufzeitraum nicht zu laufen.

(6) Erst nach Ablauf des Abrufzeitraums — oder zu einem später mit dem Nutzer vereinbarten Zeitpunkt — löscht der Anbieter die exportierbaren Daten vollständig. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Anbieters für eigene Vertrags- und Abrechnungsunterlagen bleiben davon unberührt; diese Unterlagen werden getrennt und gesperrt aufbewahrt und ausschließlich für den gesetzlichen Zweck verarbeitet.

(7) Solange ein Wechsel nach diesem Anhang läuft, gehen dessen Fristen einer regulären Laufzeit oder Kündigungsfrist aus § 5 der AGB vor. Läuft die Vertragslaufzeit während des Übergangs- oder Abrufzeitraums ab, bleiben Zugang und Exportmöglichkeit bis zu deren Ende erhalten.

(1) Exportierbar sind die Daten, die der Nutzer in kurzhand eingegeben oder erzeugt hat, sowie die zugehörigen Metadaten. Die folgende Aufzählung der Datenkategorien ist abschließend. Die feldgenaue Struktur je Kategorie ergibt sich aus dem Export selbst: Der JSON-Export benennt jedes Feld mit seinem Namen, und manifest.json ordnet jede Datei ihrem Datensatz zu. Ein zusätzliches, gesondert veröffentlichtes Feldverzeichnis ist in Vorbereitung und noch nicht verfügbar:

• Kunden- und Kontaktdaten
• Angebote, Aufträge, Rechnungen und Serienvorgänge einschließlich Positionen
• Leistungen, Material und Vorlagen
• Zeiterfassung, Abwesenheiten, Team- und Änderungsprotokolle
• Abnahmen, Mängel und Unterschriftsprotokolle
• Foto-Metadaten und Speicherpfade
• Aktivitäten, Erinnerungen und Nachweise zur Rechnungsnummernvergabe
• Konto- und Betriebseinstellungen, Abonnement- und Abrechnungsdaten
• Nachweise über die Einbeziehung der Rechtstexte und über die Unternehmerbestätigung
• Inhalte des Mail-Eingangs, soweit der Betrieb die Funktion aktiviert hat (Betreff, Absender, Textauszug, Anhang-Metadaten)
• KI-Nutzung: Guthaben, monatlicher Verbrauchszähler und Nachweise bestätigter schreibender Aktionen. Nicht enthalten, weil nicht gespeichert: die einzelnen Anfragen an den KI-Assistenten und die erzeugten Antworten. Sie werden für die Auswertung übermittelt und nicht beim Anbieter persistiert; was der Nutzer aus einem Vorschlag übernommen hat, steht im jeweiligen Angebot, Auftrag oder in der Rechnung und ist dort enthalten.
• Protokoll der öffentlichen Dokumentlinks sowie der erzeugten Exportaufträge
• Support-Vorgänge des Betriebs einschließlich der gewechselten Nachrichten
• Serienrechnungen, Auftragsserien und Auftragsberichte

(2) Formate: strukturierte Daten als JSON über die Exportfunktion im Konto; Rechnungen und Angebote zusätzlich als PDF; Rechnungsdaten zusätzlich als XML nach EN 16931 (ZUGFeRD/Factur-X, für öffentliche Auftraggeber XRechnung); Kunden- und Materialdaten zusätzlich als CSV; Buchhaltungsdaten als Datei im DATEV-Format. Diese Formate sind strukturiert, gängig und maschinenlesbar.

(3) Hochgeladene Dateien — insbesondere Fotos, Logos und erzeugte Dokumente — werden über die jeweiligen Download-Funktionen bereitgestellt. Der JSON-Export enthält ihre Metadaten und Pfade, nicht die Binärdaten selbst.

(4) Die Ausnahmen sind abschließend. Nicht exportiert werden ausschließlich:

• Zugangsmittel und Sicherheitsinformationen — Zugriffstokens für öffentliche Dokumentlinks, Passwort-Hashes und Schlüssel. Sie sind keine Nutzdaten; ihre Herausgabe würde fremden Zugriff auf freigegebene Dokumente ermöglichen. Die zugehörigen Metadaten (Erstellung, Ablauf, Widerruf, Abrufe) sind dagegen im Export enthalten.
• Daten anderer Nutzer, also Inhalte, an denen dem Nutzer kein eigenes Recht zusteht.
• Bewertungs- und Bearbeitungsvermerke des Anbieters über den Nutzer, die der Anbieter für eigene Zwecke führt. Dazu erteilt der Anbieter auf Anfrage unter datenschutz@kurzhand.de Auskunft nach Art. 15 DSGVO.

(4a) Klarstellung: Inhalte, die der Nutzer eingegeben, hochgeladen oder über kurzhand erzeugt hat, fallen nie unter diese Ausnahmen. Sie werden insbesondere nicht deshalb ausgeschlossen, weil sie in einem internen Protokoll, in einem Support-Vorgang oder in einer KI-Funktion entstanden sind.

(5) Der Anbieter schuldet keine Offenlegung eigener Geschäftsgeheimnisse oder geschützter Bestandteile der Software, insbesondere nicht des Quelltextes, der internen Berechnungslogik oder der Prompt- und Werkzeugkonfiguration der KI-Funktionen. Das betrifft ausschließlich die Software selbst; sämtliche beim Anbieter gespeicherten Daten des Nutzers bleiben davon unberührt und werden vollständig exportiert.

(1) Der Anbieter unterstützt den Nutzer im zumutbaren Rahmen beim Wechsel, insbesondere durch die Bereitstellung der Exportfunktionen, durch Auskunft über Struktur und Bedeutung der exportierten Felder und durch Hinweise zum Ablauf.

(2) Der Anbieter errichtet keine vorkommerziellen, gewerblichen, technischen, vertraglichen oder organisatorischen Hindernisse, die den Nutzer am Wechsel, an der Kündigung, am Abschluss von Verträgen mit anderen Anbietern oder an der Übertragung seiner Daten hindern.

(3) Offene Schnittstellen: Die Exportfunktion ist ohne zusätzliche Kosten über das Konto erreichbar. Zusätzlich besteht eine dokumentierte, authentifizierte Exportschnittstelle: Der Nutzer erzeugt in den Kontoeinstellungen einen zeitlich begrenzten, in der Zahl der Abrufe beschränkten und jederzeit widerrufbaren Zugang und gibt ihn an einen von ihm beauftragten Zielanbieter weiter. Dieser ruft darüber das vollständige Exportpaket ab, ohne Zugangsdaten zum Konto zu erhalten. Aufbau, Datenkategorien, Formate, Prüfsummen, Grenzen und Fehlerbehandlung sind in der technischen Beschreibung der Exportschnittstelle veröffentlicht. Eine Schnittstelle ohne Anmeldung und eine unmittelbare Übertragung in ein Zielsystem bestehen nicht; der Anbieter stellt auf Anfrage die zum Verständnis des Exportformats erforderlichen Informationen bereit. Der allgemeinverständliche Stand ist in der Information zu Datenexport und Anbieterwechsel beschrieben.

(4) Eine funktionale Gleichwertigkeit beim Zielanbieter schuldet der Anbieter nicht. Diese Pflicht trifft nach Art. 30 Abs. 1 Data Act nur Anbieter von Diensten auf Infrastrukturebene; kurzhand ist eine Anwendung.

(1) Der Anbieter veröffentlicht ein vollständiges Datenregister. Es verzeichnet für jeden Datenbereich die Tabelle, die Zuordnung zum Konto des Nutzers, sämtliche Felder mit Datentyp und die Angabe, ob ein Feld leer sein kann. Maschinenlesbar steht es unter /datenexport-register.json. Die technische Beschreibung des Abrufwegs steht daneben in der Beschreibung der Exportschnittstelle.

(1a) Das Register wird nicht von Hand gepflegt, sondern aus den tatsächlichen Exportbereichen und dem Datenbankschema erzeugt. Es kann deshalb nicht hinter dem Produkt zurückbleiben. Seine jeweils gültige Fassungskennung und der Zeitpunkt der Erzeugung stehen im Register selbst; das Register nennt umgekehrt die Fassung dieses Anhangs, zu der es gehört. Diese Richtung ist bewusst gewählt: Eine neue Tabellenspalte ist eine Änderung der Datenstruktur, nicht des Vertrags, und soll den Vertrag nicht neu versionieren.

(2) Verwendete Formate und Spezifikationen: strukturierte Daten als JSON (RFC 8259); Kunden- und Materialdaten zusätzlich als CSV (RFC 4180); Rechnungsdaten als XML nach der europäischen Norm EN 16931 im Profil ZUGFeRD/Factur-X sowie — für öffentliche Auftraggeber — als XRechnung 3.0 (CII); Buchhaltungsdaten im DATEV-Format; Dokumente als PDF; das Gesamtpaket als ZIP mit SHA-256-Prüfsummen je Datei. JSON, CSV, XML, PDF und ZIP sind offene, öffentlich dokumentierte Spezifikationen.

(3) Bekannte Beschränkungen, offen benannt — auch die technischen:

• Das Exportpaket wird ohne die ZIP64-Erweiterung erzeugt. Daraus folgt eine harte Obergrenze von rund 4 GiB je Archiv und je Einzeldatei. Wird sie überschritten, bricht der Lauf mit einer Fehlermeldung ab; er liefert kein stillschweigend gekürztes Paket. Betriebe mit größerem Bestand erhalten den Export auf Anfrage in Teilpaketen.
• Je Datenbereich greift bei einer Million Zeilen eine Notbremse gegen Endlosläufe. Sie wird im Export unter unvollstaendige_bereiche ausgewiesen, nicht verschwiegen.
• Schlägt das Lesen eines einzelnen Bereichs oder einer einzelnen Datei fehl, wird der übrige Export dennoch ausgeliefert. Der betroffene Bereich steht dann unter unvollstaendige_bereiche, eine fehlende Datei mit dem Vermerk „fehlt" im manifest.json.
• Ein abgebrochener Export lässt sich nicht fortsetzen; er wird vollständig neu erzeugt. Eine Wiederaufnahme ab der Abbruchstelle gibt es nicht.
• Es gibt keine Schnittstelle ohne Anmeldung, keine unmittelbare Übertragung in ein Zielsystem und keine Peppol-, ZRE- oder OZG-RE-Anbindung.

(3a) Für den Data Act besteht derzeit keine einschlägige harmonisierte Norm und keine gemeinsame Spezifikation im Sinne des Art. 35 der Verordnung; solange das so ist, werden sämtliche exportierbaren Daten in den in Absatz 2 genannten strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Formaten bereitgestellt.

(3b) Stößt ein Export an eine dieser Grenzen, stellt der Anbieter die Daten auf Anfrage auf einem anderen Weg vollständig bereit — in Teilpaketen oder über einen gesondert vereinbarten Abruf. Die Grenzen sind technische Eigenschaften des Standardverfahrens, keine Begrenzung des Anspruchs aus Art. 25 und 26 der Verordnung.

(4) Der Anbieter aktualisiert dieses Verzeichnis, sobald sich Datenstrukturen oder Formate ändern.

(1) Die Anwendung wird in der Europäischen Union betrieben. Die Datenbank und die gespeicherten Dateien liegen bei Supabase in Irland (AWS eu-west-1), die Auslieferung der Anwendung erfolgt über Vercel mit der auf Paris (cdg1) festgelegten Ausführungsregion, die Begrenzungszähler liegen bei Upstash in Frankfurt (AWS eu-central-1). Anbietergesellschaften dieser Dienste haben ihren Sitz teilweise in den Vereinigten Staaten.

(2) Maßgebliche Rechtsordnung für die Infrastruktur, auf der die Daten des Nutzers gespeichert und verarbeitet werden, ist danach das Recht der Europäischen Union und seiner Mitgliedstaaten. Soweit Konzerngesellschaften außerhalb der EU beteiligt sein können, gilt zusätzlich das dortige Recht.

(3) Maßnahmen gegen rechtswidrigen behördlichen Zugriff aus Drittstaaten: Die Speicherung erfolgt in der EU. Für die eingesetzten Dienstleister gelten Auftragsverarbeitungsbedingungen und, soweit eine Drittlandübermittlung in Betracht kommt, EU-Standardvertragsklauseln nach Maßgabe der jeweiligen Anbieterverträge. Offener Punkt: Für Supabase, Sentry und den genutzten Vercel-Tarif ist die kontobezogene Ausfertigung dieser Vereinbarungen noch nicht abgeschlossen und archiviert. Der Anbieter weist das hier offen aus, statt eine abgeschlossene Vertragslage zu behaupten; Einzelheiten stehen in den Datenschutzhinweisen und im Auftragsverarbeitungsvertrag. Verlangt eine Behörde eines Drittstaats Herausgabe oder Zugang, prüft der Anbieter die Rechtmäßigkeit, beschränkt eine etwaige Herausgabe auf das rechtlich zwingend Gebotene und unterrichtet den Nutzer, soweit ihm das rechtlich erlaubt ist.

(4) Eine Garantie, dass ein Zugriff durch Behörden eines Drittstaats in jedem Fall ausgeschlossen ist, gibt der Anbieter nicht ab; eine solche Zusage könnte er nicht einhalten.

(1) Für den Datenexport, den Wechsel und die Löschung erhebt der Anbieter kein Entgelt.

(2) Unabhängig davon gilt: Bis zum 11. Januar 2027 dürfen nach dem Data Act höchstens die unmittelbar durch den Wechsel verursachten Kosten berechnet werden; ab dem 12. Januar 2027 sind Wechselentgelte vollständig unzulässig. Der Anbieter macht von der Übergangsmöglichkeit keinen Gebrauch.

(1) Der Nutzer benennt den gewünschten Ablauf (Wechsel, Export oder Löschung) und ruft die bereitgestellten Daten innerhalb des Abrufzeitraums ab.

(2) Der Nutzer ist selbst dafür verantwortlich, seine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zu erfüllen, insbesondere nach § 147 AO, § 257 HGB und § 14b UStG. Er sollte den Export daher rechtzeitig vor einer Kontolöschung durchführen. Der Anbieter bewahrt die Daten des Nutzers nach Ablauf des Abrufzeitraums nicht für ihn auf.

(1) Mit Ablauf des Abrufzeitraums werden die im Auftrag verarbeiteten Kunden-, Beschäftigten- und Dokumentdaten aus den aktiven Systemen gelöscht. Die Löschung kann nicht rückgängig gemacht werden.

(1a) Klarstellung: Der Übergangs- und der Abrufzeitraum nach § 3 gelten für den nach § 3 Abs. 1 eingeleiteten Wechsel. Wählt der Nutzer stattdessen unmittelbar die Kontolöschung nach § 5 Abs. 5 der AGB, gilt kein Abrufzeitraum; die Löschung aus den aktiven Systemen erfolgt sofort (§ 8 Abs. 1 des Auftragsverarbeitungsvertrags). Der Nutzer sollte deshalb vorher exportieren (§ 7 Abs. 2). Eine reine Tarifkündigung löst weder einen Wechsel noch eine Löschung aus; das Konto besteht im Tarif „Kostenlos“ fort (§ 5 Abs. 3 der AGB).

(2) Soweit Infrastruktur-Dienstleister nach einer Löschung technisch unvermeidbare, vorübergehende Kopien führen, bleiben diese bis zur Überschreibung nach deren dokumentierten Löschzyklen gesperrt. Eine darüber hinausgehende Nutzung findet nicht statt.

(3) Die Einzelheiten der Verarbeitung im Auftrag regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag.

Änderungen dieses Anhangs richten sich nach § 12 der AGB. Rein redaktionelle oder für den Nutzer ausschließlich vorteilhafte Änderungen können nach vorheriger Information wirksam werden; materielle Änderungen bedürfen einer erneuten aktiven Einbeziehung. Gesetzliche Rechte bleiben unberührt.