Zwischen Angebot und Rechnung
Auftragsverwaltung für Handwerker
Die teuerste Lücke im Handwerk liegt nicht beim Angebot und nicht bei der Rechnung, sondern dazwischen: fertig gearbeitet, aber nie abgerechnet. kurzhand rechnet diesen Zustand aus, statt darauf zu warten, dass ihn jemand bemerkt.
- Offen
- In Bearbeitung
- Abgenommen
- Abgeschlossen
- und dann?
Die fünfte Sprosse ist keine Statusstufe, sondern die Lücke: abgeschlossen und nicht abgerechnet.
Ein Status, den man nicht wegklicken kann
Fünf Zustände setzt du selbst. Einen setzt niemand: „Abgerechnet“ ergibt sich daraus, dass eine Rechnung existiert. Genau daran scheitert die Excel-Liste: Dort steht am Ende das, was jemand zuletzt eingetragen hat, nicht das, was der Fall ist.
Offen
wird gesetztAngenommen und eingeplant, aber noch nicht angefangen. Der Normalzustand direkt nach der Übernahme aus dem Angebot.
In Bearbeitung
wird gesetztEs wird gearbeitet. Erfasste Zeiten, Material und Fotos hängen ab hier am Auftrag.
Abgenommen
wird gesetztDer Kunde hat abgenommen, bei Bedarf mit Unterschrift auf dem Gerät und Abnahmeprotokoll als PDF.
Abgeschlossen
wird gesetztDie Arbeit ist fertig. Fehlt jetzt noch die Rechnung, ist das der Zustand, der Geld kostet.
Abgerechnet
berechnetErgibt sich daraus, dass eine nicht stornierte Rechnung zum Auftrag existiert. Nicht auswählbar und deshalb auch nicht versehentlich falsch.
Storniert
wird gesetztSchlägt jeden anderen Zustand. Der Auftrag bleibt lesbar, zählt aber nirgends mehr mit.
Der Auftrag ist die Mitte, nicht der Anfang
Kunde, Positionen und Summen kommen aus dem Angebot, Stunden und Material kommen von der Baustelle dazu, und am Ende steht die Rechnung. Erfasst wird jede Angabe genau einmal.
Kunde
Der Auftrag entsteht aus dem angenommenen Angebot. Kunde, Anschrift und Ansprechpartner sind damit gesetzt und werden nicht erneut getippt.
Auftrag
Eigene Nummer, eigener Status. Das Angebot bleibt als Beleg unverändert daneben stehen, statt überschrieben zu werden.
Zeiten und Material
Stunden, verbautes Material und Fotos hängen am Auftrag. Aus dem Einkaufspreis wird später die Nachkalkulation.
Rechnung
Positionen, Zeiten und Material stehen schon da. Sobald die Rechnung existiert, gilt der Auftrag als abgerechnet, ohne dass jemand etwas umstellt.
Davor und darüber
Der Vorgang beginnt am Telefon
Bevor ein Angebot existiert, hat jemand angerufen, geschrieben oder dich empfohlen. Der Posteingang hält genau das fest, mit einem einzigen Pflichtfeld, damit das Erfassen läuft, während der Kunde noch dran ist. Name, Telefon und Ort trägst du später nach. Aus der Anfrage wird in zwei Klicks ein Angebot; die Nummer vergibt wie immer der Editor.
Und wenn ein Auftrag nicht reicht
Manche Baustellen bestehen aus mehreren Aufträgen. Ein Projekt bündelt sie und rechnet die Zahlen darüber zusammen: Aufträge, Termine, Aufmaße und Eingangsbelege an einer Stelle. Das ist ausdrücklich kein Pflichtschritt: Der Normalfall bleibt Angebot → Auftrag → Rechnung, und wer ihn fährt, bekommt von Projekten nichts zu sehen.
Was am Auftrag hängt
Elf Dinge, die im Vorgang bleiben statt in einer zweiten Liste zu landen. Was davon zu welchem Tarif gehört, steht an der Karte.
Aus dem Angebot übernehmen
Angenommenes Angebot wird zum Auftrag: Kunde, Positionen und Summen wandern mit, das Angebot bleibt als eigener Beleg bestehen.
Zeiten am Auftrag
ab BetriebGestempelte oder nachgetragene Stunden hängen am Auftrag und lassen sich später mit einem Klick als Rechnungsposition übernehmen.
Material mit Einkaufspreis
ab BetriebVerbautes Material am Auftrag erfassen, mit Einkaufs- und Verkaufspreis, damit die Nachkalkulation etwas zu vergleichen hat.
Fotodokumentation
ab BetriebVorher, nachher und Sonstiges direkt vom Gerät an den Auftrag: der Nachweis, der sonst im Kamerarollen-Chaos verschwindet.
Baustellenbericht
Fotos ab Betrieb, Meldungen ab TeamMeldungen der Monteure (fertig, Notiz, Materialverbrauch) und die Fotos am Auftrag ergeben ein Bericht-PDF für Bauakte oder Kunde. Ohne Empfang erfasst, später von selbst gesendet.
Digitale Abnahme
ab BetriebAbnahme mit Unterschrift auf dem Gerät, Protokoll als PDF. Mängel lassen sich mit aufnehmen.
Wartungsverträge als Serie
ab BetriebWiederkehrende Aufträge nach Turnus. kurzhand legt den nächsten Auftrag zum fälligen Termin an, statt dass ein Kalendereintrag daran erinnert.
Nachkalkulation
ab BetriebSoll gegen Ist: kalkulierte Stunden und Materialkosten gegen die tatsächlich erfassten. Die Antwort auf „hat sich der Auftrag gelohnt?“.
Nachträge
in jedem TarifBestellt der Kunde während der Arbeit mehr, wird das ein eigener Beleg am Auftrag. Erst die Annahme hängt die Positionen an den Auftrag und damit an die spätere Rechnung.
Abschläge und Schlussrechnung
in jedem TarifGroße Aufträge in Stufen abrechnen. Der Auftrag läuft weiter; die Schlussrechnung trägt am Ende den vollen Umfang und setzt die Abschläge je Steuersatz ab.
Rechnung aus dem Auftrag
Positionen, Zeiten und Material stehen schon da. Die Rechnung entsteht daraus, nicht aus einer zweiten Erfassung.
Zeiten, Material, Fotos, Abnahme, Serienaufträge und Nachkalkulation gehören zum Tarif Betrieb (39 € netto/Monat), die Meldungen der Monteure zum Tarif Team. Nachträge sowie Abschlags- und Schlussrechnung sind in jedem Tarif dabei. Was in welchem Tarif steckt, steht im Tarifvergleich.
Wo die Auftragsverwaltung im Ablauf steht
Der Auftrag ist die Mitte der Kette. Davor steht das Angebot, dahinter das Rechnungsprogramm. Daran hängen die Zeiterfassung und das Abnahmeprotokoll nach § 640 BGB. Bleibt eine Rechnung offen, geht es beim Mahnwesen weiter.
Wer Monteure auf der Baustelle hat, arbeitet ab dem Tarif Team (79 € netto/Monat) mit einer eigenen, eingeschränkten Ansicht: Der Monteur sieht seine Aufträge, erfasst Zeiten und hängt Fotos an. Preise, Kundenliste und Rechnungen bleiben im Büro.
Ehrlich gesagt: Eine Auftragsverwaltung ersetzt keine Bauleitung. kurzhand plant keine Ressourcen über Wochen, verteilt keine Kapazitäten und liest keine GAEB-Leistungsverzeichnisse. Es hält fest, was ein Auftrag gekostet hat und wo er steht. Nicht mehr, aber das verlässlich.
Häufige Fragen zur Auftragsverwaltung
Wie entsteht aus einem Angebot ein Auftrag?
Wird ein Angebot angenommen, übernimmst du es als Auftrag, mit Kunde, Positionen und Summen. Der Auftrag bekommt dabei eine eigene Nummer und einen eigenen Status; das Angebot bleibt als Beleg unverändert daneben stehen.
Welche Auftragsstatus gibt es?
Setzen kannst du: offen, in Bearbeitung, abgenommen, abgeschlossen und storniert. Dazu kommt eine berechnete Lage: Sobald eine nicht stornierte Rechnung zum Auftrag existiert, gilt der Auftrag als abgerechnet. Diesen Zustand kann man nicht auswählen: Er entsteht aus dem Beleg.
Wie sehe ich, welche Aufträge noch nicht abgerechnet sind?
Fertig gearbeitet und noch keine Rechnung geschrieben: Das ist der teuerste Zustand für einen Betrieb. kurzhand rechnet ihn aus (abgeschlossen, aber ohne Rechnung) und stellt ihn auf der Übersicht unter „Als Nächstes“ nach oben, statt darauf zu warten, dass jemand eine Liste durchsieht.
Kann ich Wartungsverträge wiederkehrend anlegen?
Ja, als Serienauftrag: Turnus festlegen, kurzhand erzeugt den nächsten Auftrag zum fälligen Termin. Serienaufträge gehören zum Tarif Betrieb (39 € netto im Monat). Auch Ein-Mann-Betriebe haben Wartungsaufträge, deshalb hängt die Funktion nicht an der Mitarbeiterzahl.
Sehe ich, ob ein Auftrag sich gerechnet hat?
Ja, über die Nachkalkulation: Sie stellt die kalkulierten Stunden und Materialkosten den tatsächlich erfassten gegenüber. Voraussetzung sind erfasste Zeiten und Material mit Einkaufspreis. Deshalb gehört sie wie beide zum Tarif Betrieb.
Können Monteure Aufträge auf der Baustelle sehen?
Im Tarif Team (79 € netto im Monat) bekommen Monteure eine eigene, eingeschränkte Ansicht: ihre Aufträge, Zeiterfassung und Fotos, aber keine Preise, keine Kundenliste und keine Rechnungen.
Deine Frage ist nicht dabei? Schreib uns direkt über den Kontakt.
Diesen Zustand rechnet kurzhand aus und stellt ihn auf der Übersicht unter „Als Nächstes“ nach oben.
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