Eingangsbelege und Bank
Was hat der Auftrag wirklich gekostet?
Solange die Großhandelsrechnung im Ordner liegt, rechnet jede Nachkalkulation mit Katalogpreisen — also mit Schätzungen. kurzhand hängt den Beleg an den Auftrag und liest den Kontoauszug ein, damit die Zahl am Ende stimmt.
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Drei Belege, drei Zustände: einer dem Auftrag zugeordnet und bezahlt, einer noch ohne Auftrag, einer als Betriebskosten. Der zweite steht deshalb auch in der Übersicht unter „Als Nächstes“ — solange er dort liegt, fehlen seine Kosten in der Nachkalkulation.
Der Weg des Geldes
Raus zum Großhändler, rein vom Kunden.
- Beleg erfassen
Lieferant, Nummer, Datum, Beträge, Kostenart. PDF oder Foto hängt dran.
- Auftrag zuordnen
Ab hier zählt der Beleg als Kosten dieses Auftrags — nicht als allgemeine Ausgabe.
- Kontoauszug einlesen
CAMT.053 oder MT940 aus dem Online-Banking. Doppelt importierte Zeilen erkennt kurzhand selbst.
- Zahlung zuordnen
Vorschlag prüfen, Klick. Zuordnung und Zahlungseingang entstehen zusammen, die Rechnung fällt aus dem Mahnlauf.
Zahlungseingang
Der Vorschlag sagt, warum
Ein Kunde überweist selten so, wie es die Buchhaltung bräuchte: Die Rechnungsnummer fehlt im Verwendungszweck, der Betrag ist auf zwei Überweisungen verteilt, der Absender heißt anders als der Kunde im System. kurzhand rät nicht, sondern rechnet — und schreibt daneben, worauf der Vorschlag beruht.
Steht die Rechnungsnummer im Text, ist der Fall eindeutig. Sonst werden Betrag und Name gegen die offenen Rechnungen gehalten, und der Vorschlag nennt genau das: „Betrag und Name passen, die Rechnungsnummer fehlt.“ Was davon überzeugt, entscheidest du. Ohne Klick wird nichts zugeordnet.
Passt nichts, bleibt die Buchung offen — und steht in der Übersicht unter „Als Nächstes“, bis sie einer Rechnung gehört oder ausdrücklich als „gehört zu keiner Rechnung“ abgehakt ist.
Am Ende steht eine Zahl
Nachkalkulation mit echten Preisen
Die Nachkalkulation stellt Soll und Ist je Auftrag gegenüber: kalkulierte Stunden gegen gestempelte, kalkuliertes Material gegen das, was die Lieferantenrechnung sagt. Sie nennt dabei ausdrücklich, woher der Materialpreis kommt — „laut Katalog“ ist eine Schätzung, „laut Eingangsbeleg“ eine Tatsache. Genau diesen Unterschied schließt ein zugeordneter Beleg.
Im Einzelnen
Formate und Regeln
- CAMT.053
- Der XML-Kontoauszug nach ISO 20022. Trägt Buchungsdatum, Valuta, Betrag, Gegenpartei, Verwendungszweck und Bankreferenz — die vollständigste der beiden Fassungen.
- MT940
- Das ältere SWIFT-Format, das viele Banken weiterhin anbieten. kurzhand liest es einschließlich der Mehrzweckfelder, in denen Verwendungszweck und Name stecken.
- Dubletten
- Jede Buchungszeile bekommt einen Fingerabdruck. Wer denselben Auszug zweimal einliest, bekommt keine doppelten Umsätze.
- Kostenarten
- Material, Fremdleistung, Betriebskosten, Sonstiges. Material und Fremdleistung landen in der Nachkalkulation des Auftrags, Betriebskosten nicht — sie gehören zum Betrieb, nicht zur Baustelle.
- Speicher
- Belegdateien liegen in einem privaten Speicher, getrennt nach Betrieb, mit Größen- und Typgrenze. Ausgeliefert werden sie nur über kurzlebige Links.
- Export
- Eingangsbelege und Bankumsätze sind Teil des Datenexports. Wer wechselt, nimmt sie mit.
Damit es keine Überraschung gibt
Was kurzhand hier nicht macht
Kein PSD2, kein FinTS, keine gespeicherten Bankzugangsdaten. Du exportierst die Datei selbst — kurzhand kommt nie an dein Konto.
Beträge werden getippt. Eine falsch erkannte Zahl in einer Eingangsrechnung fällt niemandem auf und verfälscht danach jede Auswertung.
Jede Bank baut CSV anders, bis hin zum Vorzeichen. CAMT oder MT940 bietet dasselbe Online-Banking ohnehin an.
kurzhand kontiert nicht, bucht nicht und ersetzt keinen Steuerberater. Für ihn gibt es den DATEV-Export.
Der Zweck ist nicht die Buchhaltung, sondern die Wahrheit über den einzelnen Auftrag. Alles, was der Steuerberater braucht, geht über den DATEV-Export an ihn.
Häufige Fragen
Eingangsrechnungen und Bankabgleich
Wie kommt eine Lieferantenrechnung in kurzhand?
Du legst den Beleg an und hängst die Datei dran — PDF oder Foto, auch direkt aus der Handykamera. Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Netto, Steuer und Brutto trägst du ein; die Datei liegt in einem privaten Speicher und wird nur über kurzlebige Links ausgeliefert, nie über eine offene Adresse.
Liest kurzhand die Beträge automatisch aus dem PDF?
Nein. Beträge werden getippt. Das ist eine bewusste Entscheidung: Eine falsch erkannte Zahl in einer Eingangsrechnung fällt niemandem auf und verfälscht danach jede Nachkalkulation und jede Auswertung. Lieber vier Felder tippen als einer Erkennung vertrauen, die man nicht prüft.
Was bringt die Zuordnung zum Auftrag?
Den echten Preis. Ohne zugeordneten Beleg rechnet die Nachkalkulation das Material mit dem Katalogpreis — also mit einer Schätzung. Mit Beleg rechnet sie mit dem, was der Großhändler tatsächlich berechnet hat. In der Nachkalkulation steht dabei, welche der beiden Zahlen gerade gilt.
Kann ein Beleg zu einem Auftrag UND einem Projekt gehören?
Nein, entweder oder — die Datenbank lässt beides gleichzeitig gar nicht zu. Der Grund ist einfach: Sonst zählten dieselben Kosten an zwei Stellen, und zwei Auswertungen desselben Betriebs kämen auf verschiedene Zahlen.
Welche Kontoauszug-Formate liest kurzhand?
CAMT.053 als XML und MT940. Beides bietet praktisch jedes Online-Banking unter „Umsätze exportieren“ an. CSV liest kurzhand bewusst nicht: Jede Bank baut es anders, und ein falsch zugeordnetes Vorzeichen ist in einer Buchhaltung teurer als der gesparte Klick.
Verbindet sich kurzhand mit meiner Bank?
Nein. Es gibt keinen Kontozugriff, keine PSD2-Schnittstelle und keine gespeicherten Bankzugangsdaten. Du exportierst die Datei aus deinem Online-Banking und lädst sie hoch — gelesen wird sie im Browser, zu kurzhand gehen nur die Buchungszeilen.
Wie findet kurzhand die passende Rechnung zu einer Zahlung?
Über eine Regel, nicht über KI: Steht die Rechnungsnummer im Verwendungszweck, ist der Fall klar. Sonst werden Betrag und Name des Absenders gegen die offenen Rechnungen gehalten. Der Vorschlag steht mit Begründung daneben („Betrag und Name passen zu RE-2026-001, die Rechnungsnummer fehlt im Verwendungszweck“). Zugeordnet wird erst mit deinem Klick.
Was passiert beim Zuordnen einer Zahlung?
Zuordnung und Zahlungseingang entstehen in einem Zug — als eine Datenbankoperation, die entweder ganz oder gar nicht läuft. Die Rechnung bekommt also nie eine Zahlung, ohne dass die Buchung als zugeordnet gilt, und nie umgekehrt. Mehr, als eingegangen ist, lässt sich nicht verteilen.
Wird eine Rechnung nach dem Zuordnen noch gemahnt?
Nein. Sobald die Zahlung den offenen Betrag deckt, fällt die Rechnung aus den offenen Posten und aus dem Mahnlauf. Genau deshalb steht ein nicht zugeordneter Zahlungseingang in der Übersicht ganz oben: Solange er dort liegt, mahnt kurzhand eine vielleicht längst bezahlte Rechnung.
Ab welchem Tarif gibt es das?
Eingangsbelege und der Bankabgleich sind in jedem Tarif enthalten. Die Nachkalkulation, in der ihre Zahlen zusammenlaufen, gehört zum Tarif Betrieb (39 € netto im Monat) — sie braucht Material und Zeiterfassung, die beide dort liegen.
Deine Frage ist nicht dabei? Schreib uns direkt über den Kontakt.
Woher die Artikelpreise kommen, bevor der Beleg da ist, steht unter DATANORM. Was passiert, wenn trotzdem niemand zahlt, unter Mahnwesen.