GoBD-unterstützte Buchhaltung
GoBD-unterstützende Rechnungssoftware für Handwerker.
kurzhand ist GoBD-unterstützt durch geschützte versendete Belege, kontrollierte Nummernvergabe und Storno-Workflows. Für Aufbewahrung, Verfahrensdokumentation und das Gesamtverfahren bleibt dein Betrieb verantwortlich.
GoBD-unterstützt ab der 1. Rechnung · EU-Server (Irland) · Keine Zahlungsdaten
Nummernkreis 2026
- RE-2026-0141bezahlt
- RE-2026-0142storniert
- RE-2026-0143versendet · gesperrt
- RE-2026-0144nächste Nummer
Die stornierte Nummer bleibt stehen. Neu vergeben wird sie nicht — sonst wäre der Kreis nicht mehr nachvollziehbar. Beispieldaten.
Grundlagen
Was bedeutet GoBD-unterstützt und warum ist das für Handwerker wichtig?
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind ein Anwendungserlass des Bundesfinanzministeriums. Sie legen fest, wie elektronische Buchhaltungsdaten in Deutschland aufbewahrt werden müssen. Für Handwerker bedeutet das: Rechnungen, Angebote und Aufträge, die digital erstellt werden, unterliegen denselben strengen Regeln wie papierbasierte Belege.
Die GoBD gelten für alle Unternehmen — vom Einzelunternehmer bis zur GmbH. Auch Handwerker mit einer einfachen Buchhaltung (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) sind verpflichtet, ihre digitalen Belege nachvollziehbar und vor unzulässigen Änderungen geschützt aufzubewahren. Word-Dokumente, Excel-Tabellen oder nicht versionierte PDFs erfüllen diese Anforderungen nicht.
Eine Excel-Datei lässt sich ändern, ohne dass man es hinterher sieht. Das ist der ganze Unterschied.
Die vier Grundsätze
Was gefordert ist — und wie kurzhand es umsetzt.
Belegvorhaltung — jeder Beleg muss erhalten bleiben
Buchungsbelege sind grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 AO). Andere Unterlagen können je nach Art zehn oder sechs Jahre aufzubewahren sein.
Umsetzung in kurzhandkurzhand schützt versendete Rechnungen und Angebote vor nachträglichen Inhaltsänderungen; Korrekturen erfolgen über Storno-Workflows. Für Aufbewahrung, Sicherung und das Gesamtverfahren bleibt der Betrieb verantwortlich.
Unveränderbarkeit — einmal gesendet, nie wieder geändert
Sobald ein Beleg den inneren Geschäftsbereich verlassen hat, also an den Kunden versendet wurde, darf er nicht mehr verändert werden. Nachträgliche Änderungen müssen als Stornierung und Neuerstellung dokumentiert sein.
Umsetzung in kurzhandkurzhand setzt das mit einem Datenbank-Trigger um:
prevent_angebot_updateblockiert jede Änderung an Angeboten, sobald der Status nicht mehr „Ausstehend“ ist. Auch gesendete und bezahlte Rechnungen sind vor Änderungen geschützt. Nur der Status darf aktualisiert werden — über die speziell dafür vorgesehenendbUpdate*-Funktionen.Nummernkreise — fortlaufend und einmalig vergeben
Rechnungsnummern müssen einmalig und fortlaufend vergeben werden; mehrere Nummernkreise sind ausdrücklich zulässig (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG). Angebotsnummern schreibt das Umsatzsteuerrecht nicht vor, für die Zuordnung im Betrieb sind sie trotzdem sinnvoll.
Umsetzung in kurzhandkurzhand verwendet PostgreSQL Advisory Locks, um Nummernkreise atomar zu vergeben. Die RPCs
next_angebots_nrundget_next_rechnungsnummerverhindern doppelte Nummern auch bei parallelen Zugriffen mehrerer Geräte. Gesetzlich zulässige Lücken, etwa durch abgebrochene Vorgänge, werden nicht pauschal ausgeschlossen.Steuerbeträge — automatisch und korrekt berechnet
Mehrwertsteuer und Bruttobeträge müssen korrekt berechnet werden. Die Berechnungsgrundlage muss nachvollziehbar sein.
Umsetzung in kurzhandBei kurzhand sind
mwst_betragundbrutto_betragalsGENERATED ALWAYS AS-Spalten in der Datenbank definiert. Die Werte werden automatisch aus dem Nettobetrag berechnet und können nicht manuell überschrieben werden. Bei Kleinunternehmern wird automatisch § 19 UStG mit 0 % MwSt. angewandt.
Was davon in der Datenbank steht, nicht in der Oberfläche.
Eine Sperre, die nur im Formular sitzt, ist keine Sperre. Die fünf Punkte unten liegen unterhalb der Anwendung — sie gelten auch dann, wenn jemand den Weg über die Oberfläche umgeht.
- GENERATED ALWAYS-SpaltenMwSt-Betrag und Brutto werden von der Datenbank berechnet, nicht von der Anwendung geschrieben.
- Datenbank-Triggerprevent_angebot_update sperrt gesendete Belege gegen Inhaltsänderungen.
- Advisory LocksNummernkreise werden atomar vergeben — auch wenn zwei Geräte gleichzeitig speichern.
- ÄnderungshistorieJede Statusänderung wird protokolliert und bleibt am Vorgang.
- BelegvorhaltungAlle Rechnungen bleiben abrufbar, auch die stornierten.
Risiken
Was passiert, wenn deine Software nicht GoBD-unterstützt ist?
Viele Handwerker nutzen Word, Excel oder günstige Rechnungsprogramme, die nicht GoBD-unterstützt sind. Das ist so lange unproblematisch, bis das Finanzamt eine Betriebsprüfung ansetzt. Dann können erhebliche Konsequenzen drohen.
Stellt das Finanzamt fest, dass die Buchführung nicht ordnungsgemäß ist, darf es die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO). Das fällt fast immer höher aus als die tatsächlichen Werte.
Fehlende oder fehlerhafte Aufzeichnungen können zu Verspätungszuschlägen führen. Bei verspätet ermittelten Steuern fallen zusätzlich Säumniszuschläge von 1 % pro Monat an.
Legst du angeforderte Unterlagen nicht vor, kann das Finanzamt ein Zwangsgeld bis 25.000 € festsetzen (§ 329 AO). Kommst du einer Aufforderung zur Datenüberlassung nicht nach, ist zusätzlich ein Verzögerungsgeld von 2.500 € bis 250.000 € möglich (§ 146 Abs. 2c AO).
Bei Vorsatz droht ein Steuerstrafverfahren wegen Steuerhinterziehung (§ 370 AO), das zu Geld- oder Freiheitsstrafen führen kann. Bei Leichtfertigkeit kommt eine Geldbuße wegen leichtfertiger Steuerverkürzung in Betracht (§ 378 AO); Verstöße gegen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten können mit bis zu 25.000 € geahndet werden (§ 379 AO).
Fazit: Die GoBD-Unterstützung ist kein optionales Feature — sie ist eine gesetzliche Anforderung. Wer digitale Rechnungen erstellt, muss sicherstellen, dass die Software einzelne Anforderungen unterstützt. Die Verantwortung für das ordnungsgemäße Gesamtverfahren bleibt bei deinem Betrieb.
FAQ
Häufige Fragen zur GoBD-unterstützenden Rechnungssoftware
Muss ich als Kleinunternehmer GoBD beachten?
Auch Kleinunternehmer müssen steuerlich relevante digitale Belege nach den geltenden Ordnungsvorschriften aufbewahren. kurzhand unterstützt dabei mit geschützten versendeten Belegen, Nummernkreisen und dem Hinweis auf die Steuerbefreiung nach §19 UStG.
Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
Buchungsbelege sind grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren (§147 Abs. 3 AO). Für Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse gelten grundsätzlich zehn Jahre; andere Unterlagen können sechs Jahre aufzubewahren sein. Entscheidend ist die konkrete Dokumentart.
Ist eine GoBD-unterstützende Software teuer?
Die GoBD-unterstützenden Funktionen sind in allen kurzhand-Plänen enthalten. Dazu gehören geschützte versendete Belege, kontrollierte Nummernvergabe und Storno-Workflows.
Erfüllt kurzhand auch die Aufbewahrungspflicht für E-Mails?
kurzhand speichert Rechnungen und Angebote zentral und schützt versendete Belege vor nachträglichen Inhaltsänderungen. Für Aufbewahrungsdauer, Export, E-Mail-Kommunikation und das Gesamtverfahren bleibt dein Betrieb verantwortlich.
Prüft das Finanzamt die GoBD-Unterstützung meiner Software?
Bei einer Betriebsprüfung kann die Finanzverwaltung Nachweise zur Ordnungsmäßigkeit des gesamten Verfahrens verlangen. Softwarefunktionen sind dabei nur ein Teil; wichtig sind unter anderem Verfahrensdokumentation, Aufbewahrung und nachvollziehbare Abläufe im Betrieb.
Was ist ein Verfahrensdokument und brauche ich eines?
Eine Verfahrensdokumentation beschreibt die betrieblichen und technischen Abläufe. kurzhand stellt technische Funktionen bereit, ersetzt aber nicht die individuelle Verfahrensdokumentation deines Betriebs.
Deine Frage ist nicht dabei? Schreib uns direkt über den Kontakt.
Quellen und Stand
Zuletzt gegen die genannten Quellen geprüft am 02.09.2026. Recherchiert und geschrieben von den Gründern von kurzhand, Lars Rolsing und Julian Kokorin — beide Softwareentwickler, keine Steuer- oder Rechtsberater. Die GoBD sind ein Anwendungserlass: BMF-Schreiben vom 28. November 2019, zuletzt geändert am 14. Juli 2025. Verantwortlich für Aufbewahrung, Verfahrensdokumentation und das Gesamtverfahren bleibt der Betrieb.