kurzhandkurzhandkurzhand ist GoBD-unterstützt durch geschützte versendete Belege, kontrollierte Nummernvergabe und Storno-Workflows. Für Aufbewahrung, Verfahrensdokumentation und das Gesamtverfahren bleibt dein Betrieb verantwortlich.
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GoBD-Check
MwSt-Betrag & Brutto werden automatisch berechnet
prevent_angebot_update sperrt gesendete Belege
Lückenlose Nummernkreise ohne Lücken
Jede Statusänderung wird protokolliert
Alle Rechnungen dauerhaft abrufbar
Grundlagen
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind ein Anwendungserlass des Bundesfinanzministeriums. Sie legen fest, wie elektronische Buchhaltungsdaten in Deutschland aufbewahrt werden müssen. Für Handwerker bedeutet das: Rechnungen, Angebote und Aufträge, die digital erstellt werden, unterliegen denselben strengen Regeln wie papierbasierte Belege.
Die GoBD gelten für alle Unternehmen – vom Einzelunternehmer bis zur GmbH. Auch Handwerker mit einer einfachen Buchhaltung (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) sind verpflichtet, ihre digitalen Belege nachvollziehbar und vor unzulässigen Änderungen geschützt aufzubewahren. Word-Dokumente, Excel-Tabellen oder nicht versionierte PDFs erfüllen diese Anforderungen nicht.
Buchungsbelege sind grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren (§147 Abs. 3 AO). Andere Unterlagen können je nach Art zehn oder sechs Jahre aufzubewahren sein.
Sobald ein Beleg den inneren Geschäftsbereich verlassen hat (also an den Kunden versendet wurde), darf er nicht mehr verändert werden. Nachträgliche Änderungen müssen als Stornierung + Neuerstellung dokumentiert sein.
Rechnungs- und Angebotsnummern müssen in einer logischen, lückenlosen Reihenfolge vergeben werden. Fehlende Nummern sind zu dokumentieren. Keine manuelle Eingabe.
Mehrwertsteuer und Bruttobeträge müssen korrekt berechnet werden. Die Berechnungsgrundlage muss nachvollziehbar sein.
Risiken
Viele Handwerker nutzen Word, Excel oder günstige Rechnungsprogramme, die nicht GoBD-unterstützt sind. Das ist so lange unproblematisch, bis das Finanzamt eine Betriebsprüfung ansetzt. Dann können erhebliche Konsequenzen drohen:
Stellt das Finanzamt fest, dass die Buchführung nicht ordnungsgemäß ist, darf es die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§162 AO). Das fällt fast immer höher aus als die tatsächlichen Werte.
Fehlende oder fehlerhafte Aufzeichnungen können zu Verspätungszuschlägen führen. Bei verspätet ermittelten Steuern fallen zusätzlich Säumniszuschläge von 1 % pro Monat an.
Werden Buchführungsunterlagen nicht vorgelegt oder sind nicht lesbar, kann das Gericht Ordnungsgeld verhängen. Pro Verstoß sind bis zu 5.000 € möglich.
Bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit droht ein Steuerstrafverfahren wegen Steuerhinterziehung (§370 AO). Dies kann zu Geld- oder sogar Freiheitsstrafen führen.
FAQ
Auch Kleinunternehmer müssen steuerlich relevante digitale Belege nach den geltenden Ordnungsvorschriften aufbewahren. kurzhand unterstützt dabei mit geschützten versendeten Belegen, Nummernkreisen und dem Hinweis auf die Steuerbefreiung nach §19 UStG.
Buchungsbelege sind grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren (§147 Abs. 3 AO). Für Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse gelten grundsätzlich zehn Jahre; andere Unterlagen können sechs Jahre aufzubewahren sein. Entscheidend ist die konkrete Dokumentart.
Die GoBD-unterstützenden Funktionen sind in allen kurzhand-Plänen enthalten. Dazu gehören geschützte versendete Belege, kontrollierte Nummernvergabe und Storno-Workflows.
kurzhand speichert Rechnungen und Angebote zentral und schützt versendete Belege vor nachträglichen Inhaltsänderungen. Für Aufbewahrungsdauer, Export, E-Mail-Kommunikation und das Gesamtverfahren bleibt dein Betrieb verantwortlich.
Bei einer Betriebsprüfung kann die Finanzverwaltung Nachweise zur Ordnungsmäßigkeit des gesamten Verfahrens verlangen. Softwarefunktionen sind dabei nur ein Teil; wichtig sind unter anderem Verfahrensdokumentation, Aufbewahrung und nachvollziehbare Abläufe im Betrieb.
Eine Verfahrensdokumentation beschreibt die betrieblichen und technischen Abläufe. kurzhand stellt technische Funktionen bereit, ersetzt aber nicht die individuelle Verfahrensdokumentation deines Betriebs.
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