kurzhandkurzhandDer Versand über WhatsApp kann ein zusätzlicher Kommunikationsweg sein. kurzhand öffnet dafür einen Nachrichtenentwurf mit einem Dokumentlink; den Versand über dein eigenes WhatsApp-Konto führst du selbst aus. Datenschutzanforderungen sind dabei für den konkreten Einsatz zu prüfen.
WhatsApp vs. E-Mail
Versandwege im Überblick
PDF kann aus der Anwendung zum Teilen vorbereitet werden
Für viele Betriebe ein etablierter Versandweg
Wähle den Versandweg passend zu deinem Vorgang
Vorteile
WhatsApp kann ein direkter zusätzlicher Versandweg sein. Ob und wann eine Nachricht zugeht oder gelesen wird, hängt jedoch vom Einzelfall ab.
Nachrichten werden häufig schnell übertragen. Verlass dich für Zugang und Fälligkeit dennoch nicht allein auf eine Lesebestätigung.
Viele Kunden nutzen Messenger regelmäßig. Eine bestimmte Lesequote oder Reaktionszeit lässt sich daraus nicht garantieren.
Wenn dein Kunde dem Kanal zugestimmt hat, kann WhatsApp die bestehende Kommunikation ergänzen. Eine schnellere Zahlung ist dadurch nicht garantiert.
kurzhand öffnet WhatsApp mit einer vorbereiteten Nachricht und einem Link zur Rechnung; versendet wird über dein eigenes WhatsApp. Ob der Empfänger den Link öffnet, lässt sich nicht garantieren.
Per WhatsApp kannst du mit vorheriger Zustimmung auch an offene Rechnungen erinnern. Beachte dabei Datenschutz, Tonalität und einen möglichen Widerspruch.
DSGVO
Der Versand kann datenschutzrechtlich zulässig gestaltet werden, erfordert aber eine Prüfung des konkreten Kontos, der Rechtsgrundlage, der Informationspflichten und möglicher Drittlandübermittlungen. Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung schützt Nachrichteninhalte bei der Übertragung, löst aber nicht sämtliche Datenschutzfragen.
Bevor du deinem Kunden eine Rechnung per WhatsApp schickst, musst du seine ausdrückliche Einwilligung zur Kommunikation über diesen Kanal haben. Ein einfacher Hinweis auf der Rechnung reicht nicht. Optimal: Der Kunde stimmt bei der Auftragserteilung zu.
Du musst deine Kunden gemäß Art. 13 DSGVO darüber informieren, dass ihre Daten (Telefonnummer, Rechnungsdaten) über WhatsApp übermittelt werden. Diese Information gehört in deine Datenschutzerklärung.
WhatsApp bietet standardmäßig eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung des Transports. Die kurzhand-Nachricht enthält einen Link zur Rechnung; die datenschutzrechtliche Verantwortung für den WhatsApp-Kanal bleibt bei deinem Betrieb.
Deine Kunden können die Kommunikation per WhatsApp ablehnen. Stelle sicher, dass ein Widerspruch einfach möglich ist und datenschutzrechtliche Löschbegehren geprüft und ordnungsgemäß bearbeitet werden.
Prüfe für die konkret eingesetzte WhatsApp-Lösung Rollenverteilung, Vertragsunterlagen und mögliche Drittlandübermittlungen. kurzhand stellt nur den Übergabepunkt zum Messenger bereit; versendet wird über dein eigenes Konto.
Anleitung
Erstelle wie gewohnt eine Rechnung oder ein Angebot in kurzhand. Gib alle Positionen ein, wähle die MwSt. aus und ergänze bei Bedarf Notizen.
Wähle beim Versand einfach 'WhatsApp' aus. kurzhand öffnet einen WhatsApp-Nachrichtenentwurf mit einem Dokumentlink; den Empfänger und Versand bestätigst du selbst.
kurzhand erstellt für geeignete finalisierte Rechnungen ein lesbares ZUGFeRD-PDF/A-3 mit eingebettetem EN-16931-XML. Das XML kannst du zusätzlich separat herunterladen.
Der Kunde erhält den Dokumentlink im Chat und kann darüber das PDF herunterladen. Beachte bei der Wahl von WhatsApp die Datenschutzanforderungen deines Betriebs.
FAQ
Ja, absolut. Genau wie Rechnungen kannst du auch Angebote per WhatsApp versenden. Das ist besonders praktisch, weil Kunden auf ein Angebot per WhatsApp oft schneller reagieren – und du den Auftrag schneller bekommst.
Ja, der Versand von Rechnungen per WhatsApp ist für dich kostenlos. Du benötigst lediglich einen WhatsApp-Account auf deinem Smartphone oder WhatsApp Web. kurzhand erstellt die PDF und leitet dich zum WhatsApp-Versand weiter – ohne zusätzliche Kosten.
Für den WhatsApp-Weg braucht der Kunde WhatsApp auf seinem Smartphone, um die Nachricht mit dem Link zur Rechnung zu erhalten. Alternativ kannst du die Rechnung auch per E-Mail versenden oder als Download anbieten.
kurzhand öffnet WhatsApp mit einem Klick: Du wählst den Kunden aus, WhatsApp öffnet sich mit vorbereitetem Text und einem Link zur Rechnung – die Nachricht schickst du selbst ab. Der Kunde tippt auf den Link und sieht die Rechnung als PDF. Einen vollautomatischen Versand ohne dein Zutun gibt es bewusst nicht.
kurzhand speichert die Rechnung unabhängig vom Versandweg und schützt versendete Belege vor nachträglichen Inhaltsänderungen. kurzhand ist GoBD-unterstützt; die Verantwortung für Aufbewahrung und Gesamtverfahren bleibt bei deinem Betrieb.
Die PDF-Rechnung und die XML-Datei mit maschinenlesbaren Rechnungsdaten sind getrennte Dateien. Prüfe vor dem Versand die jeweils aktuellen Dateigrenzen und Bedingungen von WhatsApp.
Nein. Über WhatsApp teilst du den Link zum lesbaren PDF. Die eigentliche E-Rechnung erzeugt kurzhand als ZUGFeRD-Hybrid (PDF/A-3 mit eingebettetem EN-16931-XML) und – für öffentliche Auftraggeber – als eigenständige XRechnung 3.0 als reines XML, vor der Ausgabe technisch geprüft (Profil- und BR-DE-Regeln sowie EN-16931-XSD). Diese Dateien übermittelst du über einen vereinbarten Kanal wie E-Mail oder das vom Auftraggeber vorgegebene Portal, nicht über WhatsApp. Eine Peppol-, ZRE- oder OZG-RE-Direktanbindung ist derzeit nicht enthalten.
Deine Frage ist nicht dabei? Schreib uns direkt über den Kontakt.
30 Tage kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten. Versende deine erste Rechnung per WhatsApp in weniger als 2 Minuten.
Gemeinsam mit Handwerksbetrieben aus der Region entwickelt.
GoBD-unterstützt
Automatische Archivierung
XML-Export
Separat zur Rechnungs-PDF
EU-Datenspeicherung
Server in der EU