Rechnungsversand für Handwerker
Rechnung per WhatsApp versenden – geht das?
Ja — als Link, nicht als Anhang. Und nur, wenn dein Kunde diesen Weg will.
- Wer sendetDu. kurzhand öffnet einen fertigen Nachrichtenentwurf, abgeschickt wird über dein eigenes WhatsApp. Einen automatischen Versand gibt es nicht.
- Was ankommtEin Link auf die Rechnung. Der Kunde öffnet sie im Browser, ohne Anmeldung, und lädt das PDF.
- Was nötig istDie Zustimmung des Kunden zu diesem Kanal — datenschutzrechtlich und nach § 14 Abs. 1 UStG.
Beispieldaten. Neutrale Messenger-Darstellung — kurzhand ist nicht mit WhatsApp verbunden und betreibt keine WhatsApp-Business-Anbindung.
Der Weg
Vier Schritte, und einer davon bleibt bei dir.
- Rechnung fertigstellen
Positionen, Steuer, Leistungsdatum — wie immer. kurzhand erzeugt daraus das lesbare PDF und, wo passend, das ZUGFeRD-PDF/A-3.
- WhatsApp als Weg wählen
kurzhand legt eine Nachricht mit Anrede, Betreff und Dokumentlink an. Text und Empfänger kannst du vorher ändern.
- Du schickst sie ab
Aus deinem eigenen WhatsApp, von deiner eigenen Nummer. Ohne dein Zutun geht nichts raus — das ist Absicht, nicht eine fehlende Funktion.
- Der Kunde öffnet den Link
Er sieht die Rechnung im Browser, kann das PDF laden und den GiroCode mit seiner Bank-App scannen. Kein Konto, keine App.
Einordnung
Wann der Versand per WhatsApp sinnvoll ist — und wann E-Mail.
Was für WhatsApp spricht
- Der Kanal ist schon offen
- Wenn Termine und Rückfragen ohnehin dort laufen, ist die Rechnung kein Bruch. Ob und wann eine Nachricht zugeht oder gelesen wird, hängt jedoch vom Einzelfall ab.
- Kurze Wege beim Nachfassen
- Mit vorheriger Zustimmung kannst du auch an offene Rechnungen erinnern. Beachte Tonalität und einen möglichen Widerspruch.
- Ein Link statt eines Anhangs
- Der Kunde muss keine Datei suchen, sondern tippt. Ob er den Link öffnet, lässt sich nicht garantieren.
Was für E-Mail spricht
- Der etablierte Weg für Belege
- Für viele Betriebe ist E-Mail der übliche und erwartete Versandweg — gerade gegenüber Gewerbekunden und Verwaltungen.
- E-Rechnung braucht ihn ohnehin
- ZUGFeRD-PDF und XRechnung übermittelst du über einen vereinbarten Kanal wie E-Mail oder das Portal des Auftraggebers, nicht über einen Messenger.
- Nachweisbarkeit
- Verlass dich für Zugang und Fälligkeit nicht allein auf eine Lesebestätigung — bei keinem der beiden Wege.
In der Praxis läuft beides nebeneinander: Der Beleg geht per E-Mail, der Hinweis darauf per WhatsApp. kurzhand legt dir beide Wege an derselben Stelle vor.
Vorher klären
Sechs Punkte, die vor dem ersten Versand stehen.
kurzhand stellt den Übergabepunkt zum Messenger bereit. Die datenschutzrechtliche Verantwortung für den Kanal bleibt bei deinem Betrieb — deshalb steht das hier und nicht im Kleingedruckten.
Bevor du eine Rechnung per WhatsApp schickst, brauchst du die ausdrückliche Einwilligung zur Kommunikation über diesen Kanal. Ein Hinweis auf der Rechnung reicht nicht. Am saubersten: bei der Auftragserteilung festhalten.
Solange für dich noch keine Pflicht zur E-Rechnung gilt, braucht die elektronische Übermittlung die Zustimmung des Empfängers (§ 14 Abs. 1 UStG). Sie ist formfrei und kann sich aus der gelebten Praxis ergeben — festgehalten ist sie besser.
Nach Art. 13 DSGVO musst du informieren, dass Telefonnummer und Rechnungsdaten über WhatsApp übermittelt werden. Diese Information gehört in deine Datenschutzerklärung.
Kunden können den Kanal ablehnen. Ein Widerspruch muss einfach möglich sein, Löschbegehren müssen geprüft und bearbeitet werden.
Prüfe für die konkret eingesetzte WhatsApp-Lösung Rollenverteilung, Vertragsunterlagen und mögliche Drittlandübermittlungen. Versendet wird über dein eigenes Konto.
WhatsApp verschlüsselt den Transport, liefert dir aber keine belastbare Zustellbestätigung. Für Zugang und Fälligkeit brauchst du einen anderen Nachweis.
Am schnellsten verstehst du es, wenn du den Kundenlink einmal selbst öffnest.
Sieh, was dein Kunde siehtZum RechnungsprogrammIst eine per WhatsApp geteilte Rechnung schon eine E-Rechnung?
Über WhatsApp teilst du den Link zum lesbaren PDF. Die eigentliche E-Rechnung erzeugt kurzhand als ZUGFeRD-Hybrid (PDF/A-3 mit eingebettetem EN-16931-XML) und — für öffentliche Auftraggeber — als eigenständige XRechnung 3.0 als reines XML, vor der Ausgabe technisch geprüft.
Diese Dateien übermittelst du über einen vereinbarten Kanal: E-Mail oder das vom Auftraggeber vorgegebene Portal. Eine Peppol-, ZRE- oder OZG-RE-Direktanbindung ist derzeit nicht enthalten.
FAQ
Häufige Fragen zum Rechnungsversand per WhatsApp
Kann ich auch Angebote per WhatsApp versenden?
Ja, absolut. Genau wie Rechnungen kannst du auch Angebote per WhatsApp versenden. Das ist besonders praktisch, weil Kunden auf ein Angebot per WhatsApp oft schneller reagieren – und du den Auftrag schneller bekommst.
Ist der Versand von Rechnungen per WhatsApp kostenlos?
Ja, der Versand von Rechnungen per WhatsApp ist für dich kostenlos. Du benötigst lediglich einen WhatsApp-Account auf deinem Smartphone oder WhatsApp Web. kurzhand erstellt die PDF und leitet dich zum WhatsApp-Versand weiter – ohne zusätzliche Kosten.
Muss der Kunde WhatsApp installiert haben?
Für den WhatsApp-Weg braucht der Kunde WhatsApp auf seinem Smartphone, um die Nachricht mit dem Link zur Rechnung zu erhalten. Alternativ kannst du die Rechnung auch per E-Mail versenden oder als Download anbieten.
Kann ich Rechnungen automatisch per WhatsApp versenden?
kurzhand öffnet WhatsApp mit einem Klick: Du wählst den Kunden aus, WhatsApp öffnet sich mit vorbereitetem Text und einem Link zur Rechnung – die Nachricht schickst du selbst ab. Der Kunde tippt auf den Link und sieht die Rechnung als PDF. Einen vollautomatischen Versand ohne dein Zutun gibt es bewusst nicht.
Werden die Rechnungen auch in kurzhand gespeichert?
kurzhand speichert die Rechnung unabhängig vom Versandweg und schützt versendete Belege vor nachträglichen Inhaltsänderungen. kurzhand ist GoBD-unterstützt; die Verantwortung für Aufbewahrung und Gesamtverfahren bleibt bei deinem Betrieb.
Welche Dateigröße haben die PDF-Rechnungen?
Die PDF-Rechnung und die XML-Datei mit maschinenlesbaren Rechnungsdaten sind getrennte Dateien. Prüfe vor dem Versand die jeweils aktuellen Dateigrenzen und Bedingungen von WhatsApp.
Ist eine per WhatsApp geteilte Rechnung schon eine E-Rechnung?
Nein. Über WhatsApp teilst du den Link zum lesbaren PDF. Die eigentliche E-Rechnung erzeugt kurzhand als ZUGFeRD-Hybrid (PDF/A-3 mit eingebettetem EN-16931-XML) und – für öffentliche Auftraggeber – als eigenständige XRechnung 3.0 als reines XML, vor der Ausgabe technisch geprüft (Profil- und BR-DE-Regeln sowie EN-16931-XSD). Diese Dateien übermittelst du über einen vereinbarten Kanal wie E-Mail oder das vom Auftraggeber vorgegebene Portal, nicht über WhatsApp. Eine Peppol-, ZRE- oder OZG-RE-Direktanbindung ist derzeit nicht enthalten.
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