Raus aus der Vorlagenfalle
Word & Excel Alternative für Handwerker
Word und Excel sind flexibel, aber sie führen im Handwerksalltag schnell zu Versionschaos, Kopierfehlern und unnötiger Doppelarbeit. kurzhand ersetzt Vorlagen durch einen geführten Angebots- und Rechnungsworkflow.
Du musst nicht neu anfangen: Lade einfach ein altes Angebot hoch. kurzhand liest PDF, DOCX und XLSX und bereitet Betrieb, Kunde und Leistungen daraus vor.
Für Betriebe, die mit Word- und Excel-Vorlagen arbeiten und prüfen, ob strukturierte Angebote und Rechnungen weniger Fehlerquellen erzeugen.
- Für den Umstieg von Dateikopien auf strukturierte Abläufe
- Mit ehrlicher Einordnung, wann Vorlagen weiterhin reichen
- Fokus auf weniger doppelte Eingaben und klarere Status
- Sachlicher Vergleich ohne Wettbewerber-Bashing
- Verglichen wird mit dem bisherigen Vorlagen- und Papierprozess
- Angaben geprüft am 02.09.2026
Einordnung
Kein Pauschalurteil, sondern eine Frage deines Workflows.
Viele Handwerker starten mit Word- und Excel-Vorlagen, weil sie verfügbar und vertraut sind. Das funktioniert anfangs, wird aber mühsam, sobald Kunden, Positionen, Rechnungsnummern und offene Posten regelmäßig gepflegt werden müssen.
kurzhand ist keine Textverarbeitung und keine Tabellenkalkulation. Es ist ein spezialisiertes Tool für genau die Dokumente, die im kleinen Handwerksbetrieb täglich Geld bewegen: Angebote und Rechnungen.
Alle Aussagen sind bewusst vorsichtig formuliert. Wettbewerber werden nicht abgewertet; der Vergleich beschreibt unterschiedliche Schwerpunkte.
Problem -> Lösung
Vorlagen sparen Zeit, bis sie Zeit kosten
Das Kopieren alter Dateien fühlt sich einfach an, erzeugt aber typische Fehler. Alte Kundennamen bleiben stehen, Nummern werden doppelt vergeben, Positionen werden überschrieben oder Rechnungen verschwinden in Ordnern.
Alte Angebotsdateien werden als Vorlage zweckentfremdet.
Rechnungsnummern und Kundendaten müssen manuell kontrolliert werden.
Aus einem Angebot entsteht später durch Kopieren eine Rechnung.
Offene Rechnungen sind nur erkennbar, wenn jemand die Tabelle pflegt.
Eignung
Für wen eignet sich welche Lösung?
kurzhand eignet sich eher, wenn ...
- Handwerker, die Angebote und Rechnungen regelmäßig erstellen.
- Betriebe, die Kundendaten, Leistungen und Dokumente wiederverwenden wollen.
- Nutzer, die weniger manuelle Kontrolle bei Nummern, Beträgen und Status brauchen.
Was kurzhand kostet, steht vollständig auf der Preisseite: vier Tarife inklusive eines dauerhaft kostenlosen.
Word & Excel eignet sich eher, wenn ...
- Betriebe, die nur sehr selten Angebote oder Rechnungen schreiben.
- Nutzer, die maximale gestalterische Freiheit wichtiger finden als Prozesssicherheit.
- Fälle, in denen sehr individuelle Dokumente außerhalb eines Standard-Workflows nötig sind.
Vergleichstabelle
kurzhand und Word & Excel im direkten Vergleich
Dokumentenerstellung
- kurzhand
- Geführter Workflow mit Kunden, Leistungen und PDF-Erzeugung.
- Word & Excel
- Freie Vorlagen, die manuell gepflegt und kopiert werden.
Wiederverwendung
- kurzhand
- Kunden und Leistungen können strukturiert erneut genutzt werden.
- Word & Excel
- Wiederverwendung erfolgt meist über Kopieren alter Dateien.
Materialkalkulation
- kurzhand
- Materialstamm mit Einkaufspreis und Aufschlag (ab Betrieb-Tarif); der Verkaufspreis rechnet sich automatisch und wird als Position übernommen.
- Word & Excel
- Aufschläge und Materialpreise werden je Angebot von Hand in die Tabelle gerechnet.
Status
- kurzhand
- Angebote, Rechnungen und offene Posten haben einen nachvollziehbaren Status.
- Word & Excel
- Status muss manuell in Dateinamen, Ordnern oder Tabellen gepflegt werden.
Fehlerquellen
- kurzhand
- Weniger manuelle Übertragung zwischen Angebot und Rechnung.
- Word & Excel
- Mehr Risiko durch Copy-and-paste und alte Vorlagendaten.
Flexibilität
- kurzhand
- Mehr Struktur für wiederkehrende Büroarbeit.
- Word & Excel
- Mehr freie Gestaltung für seltene Sonderfälle.
Vorteile
Was kurzhand für kleine Handwerksbetriebe einfach macht
Auf Handwerker-Alltag reduziert
Angebot, Auftrag, Rechnung und Kunde stehen im Vordergrund. Die Oberfläche vermeidet Buchhaltungsbegriffe, wo sie im Tagesgeschäft nicht helfen.
Schnell vom Angebot zur Rechnung
Bestätigte Angebote können direkt weiterverarbeitet werden. Das spart doppelte Eingaben und hält den Ablauf nachvollziehbar.
Mobil im Browser nutzbar
kurzhand läuft ohne Installation im Browser und ist für die Nutzung auf Smartphone, Tablet und Desktop ausgelegt.
Klarer Fokus statt Funktionsmenge
Die wichtigsten Abläufe für Solo-Handwerker und kleine Betriebe sind direkt erreichbar: Kunden, Leistungen, Angebote, Rechnungen und offene Posten.
Zeiten erfassen und direkt abrechnen
Arbeitszeiten per Stoppuhr oder manuell erfassen, Stundenzettel als PDF erzeugen und abrechenbare Stunden mit einem Klick als Rechnungsposition übernehmen (ab Betrieb-Tarif).
Strukturierte Daten statt Dateikopien
Kunden, Leistungen und Dokumentstatus liegen nicht nur in einzelnen Dateien, sondern sind im Workflow nutzbar.
Fairer Blick
Wann Word & Excel passender sein kann
- Wenn du nur wenige Dokumente pro Jahr erstellst und der Aufwand für ein Tool nicht lohnt.
- Wenn jedes Dokument stark individuell gestaltet werden muss.
- Wenn dein bestehender Word- und Excel-Prozess stabil gepflegt wird und keine offenen Probleme erzeugt.
Ohne Risiko prüfen
Was du vor dem Wechsel wissen willst.
FAQ
Häufige Fragen
Warum Word und Excel ersetzen, wenn sie funktionieren?
Du musst sie nicht ersetzen, wenn dein Prozess stabil ist. kurzhand wird interessant, wenn Kopieren, Nummernkontrolle, offene Posten und Angebotsübernahme regelmäßig Zeit kosten.
Kann ich mit kurzhand trotzdem PDFs erzeugen?
Ja. kurzhand erzeugt PDF-Angebote und PDF-Rechnungen, die du herunterladen und versenden kannst.
Was passiert mit bestehenden Kundenlisten?
kurzhand unterstützt ab dem Solo-Tarif den Import von Kundendaten per CSV. So musst du nicht jeden Kunden manuell neu anlegen. Beim Einrichten kannst du außerdem ein altes Angebot oder eine alte Rechnung als PDF-, Word- oder Excel-Datei auswählen: kurzhand liest sie im Browser aus und zeigt dir vorher, was es für Betrieb, Kunde und Leistungen übernehmen würde. Gescannte oder abfotografierte Belege lassen sich so nicht auslesen, und alte Belegnummern führt kurzhand nicht fort.
Ist kurzhand für sehr individuelle Angebote geeignet?
kurzhand eignet sich besonders für strukturierte Angebote mit Positionen, Leistungen und Preisen. Für komplett freie Sonderdokumente kann Word weiterhin sinnvoll sein.
Kann ich vom Angebot direkt zur Rechnung wechseln?
Ja. kurzhand ist darauf ausgelegt, dass Angebotsdaten weiterverwendet werden und nicht neu in eine Rechnung kopiert werden müssen.
Deine Frage ist nicht dabei? Schreib uns direkt über den Kontakt.
Ersetze die nächste Vorlage durch einen echten Workflow.
Teste kurzhand mit einem typischen Angebot aus deinem Betrieb und vergleiche, wie viel manuelle Arbeit wegfällt.
Entwickelt im Austausch mit den ersten Handwerksbetrieben.
GoBD-unterstützt
Automatische Archivierung
XML-Export
Separat zur Rechnungs-PDF