§ 14 UStG · § 35a EStG
Handwerkerrechnung schreiben: Was draufstehen muss.
Was auf jede Rechnung muss, regelt § 14 UStG. Wer an Haus oder Grundstück arbeitet, hat zwei Pflichten mehr: die Frist auch beim Privatkunden und den Hinweis auf seine Aufbewahrungspflicht. Dazu kommt der Lohnanteil, nach dem dein Kunde sonst anruft.
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Rechtsinformation, keine Steuerberatung.
Rechnung RE-2026-0118 · Leistung 19.–21.10.2026
- Arbeitsleistung: Montage, 6 Std408,00 €
- Arbeitsleistung: Anfahrt45,00 €
- Material laut Aufstellung186,40 €
- Netto · MwSt. 19 %639,40 € · 121,49 €
Rechnungsbetrag760,89 €
Arbeitskosten 453,00 € netto (§ 35a EStG). Sie sind verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre aufzubewahren.
Beispieldaten. Muster, keine Steuerberatung.
Pflichtangaben
Die Pflichtangaben: zehn Stellen, an denen du prüfst.
Für jede Rechnung über 250 € in der Reihenfolge von § 14 Abs. 4 UStG. Fehlt eine Angabe, kann dein Firmenkunde die Vorsteuer daraus nicht ziehen und verlangt eine berichtigte Rechnung.
- Nr. 1
- Name und Anschrift von dir und von deinem Kunden, vollständig wie im Briefkopf.
- Nr. 2
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer deines Betriebs. Eine von beiden genügt.
- Nr. 3
- Ausstellungsdatum: der Tag, an dem du die Rechnung schreibst.
- Nr. 4
- Rechnungsnummer, fortlaufend und nur einmal vergeben. Mehrere Nummernkreise sind erlaubt, solange jede Nummer eindeutig bleibt.
- Nr. 5
- Menge und Art der Leistung: was du gemacht und was du geliefert hast, so konkret, dass man es wiedererkennt. „Elektroarbeiten“ allein reicht nicht.
- Nr. 6
- Zeitpunkt der Leistung: Tag oder Zeitraum der Arbeit. Der Kalendermonat genügt (§ 31 Abs. 4 UStDV).
- Nr. 7
- Nettobetrag nach Steuersätzen getrennt, dazu jede im Voraus vereinbarte Minderung wie Skonto.
- Nr. 8
- Steuersatz und Steuerbetrag, oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung. Als Kleinunternehmer gilt das mit eigenem Hinweis nach § 19 UStG.
- Nr. 9
- Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht deines Privatkunden, wenn du an seinem Grundstück gearbeitet hast: Er muss die Rechnung zwei Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG).
- Abs. 5
- Abschläge in der Schlussrechnung absetzen: bereits berechnete Teilbeträge und die Steuer darauf, getrennt nach Steuersätzen. Wie das aussieht, steht bei der Abschlagsrechnung.
Im Handwerk
Was eine allgemeine Vorlage nicht weiß.
Sechs Monate Frist, auch beim Privatkunden
Arbeitest du an einem Haus, einer Wohnung oder einem Grundstück, musst du auch Privatkunden eine Rechnung ausstellen, und zwar innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung (§ 14 Abs. 2 UStG). Gegenüber Firmenkunden gilt die Frist ohnehin.
Der Lohnanteil gehört ablesbar auf die Rechnung
Privatkunden ziehen 20 % der Arbeitskosten direkt von ihrer Einkommensteuer ab, höchstens 1.200 € im Jahr (§ 35a EStG). Material zählt nicht mit, und bezahlt werden muss per Überweisung. Steht nur eine Gesamtsumme auf der Rechnung, ruft der Kunde an und fragt nach.
Bis 250 Euro reicht weniger
Eine Kleinbetragsrechnung bis 250 € brutto braucht nur deinen Namen und deine Anschrift, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, den Bruttobetrag und den Steuersatz (§ 33 UStDV). Empfängeranschrift und Rechnungsnummer dürfen fehlen.
Für Firmenkunden wird die E-Rechnung Pflicht
Seit 2025 muss jeder Betrieb E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen musst du sie an Firmenkunden schrittweise bis 2028; Privatkunden bekommen weiter PDF oder Papier.
Welche Frist für deinen Betrieb gilt, steht auf der Seite zur E-Rechnungspflicht. Wer am Ende nicht zahlt, landet im Mahnwesen.
In kurzhand
Die Rechnung entsteht aus dem Auftrag, nicht aus einer leeren Vorlage.
Kunde, Positionen und Preise stehen schon im Angebot. Was daraus zur Rechnung wird, tippst du nicht noch einmal ab.
- Angebot
Positionen aus deinem Katalog, mit Einheit und Preis.
- Auftrag
Erfasste Zeiten, Material und Nachträge sammeln sich am Auftrag.
- Rechnung
Nummer aus dem Nummernkreis, Steuersätze getrennt, Lohnanteil gruppiert, Abschläge angerechnet.
- Versand
Als PDF per E-Mail, als Link für WhatsApp, mit GiroCode. Für Firmen als E-Rechnung.
Setzt kurzhand nicht von selbst, weil es nicht weiß, ob dein Kunde privat ist und ob die Arbeit ein Grundstück betrifft. Du schreibst den Satz in die Notiz der Rechnung; sie steht auf dem PDF.
Rechnungen mit Steuerschuldumkehr, etwa als Subunternehmer für einen anderen Baubetrieb, bildet kurzhand derzeit nicht ab.
Beides steht hier, damit du es nicht erst bei der ersten Rechnung merkst. Für den Rest gibt es das Rechnungsprogramm im Überblick.
Häufige Fragen
Handwerkerrechnung schreiben
Wie lange habe ich Zeit, eine Handwerkerrechnung zu schreiben?
Sechs Monate nach der Leistung, wenn du für einen Unternehmer gearbeitet hast oder an einem Grundstück, also bei praktisch jedem Auftrag am Haus, auch für Privatkunden (§ 14 Abs. 2 UStG). Schneller ist trotzdem besser: Bezahlt wird erst, was in Rechnung steht.
Muss der Lohnanteil auf der Rechnung stehen?
Er ist keine Pflichtangabe nach § 14 UStG. Dein Privatkunde braucht ihn aber, um 20 % der Arbeitskosten nach § 35a EStG von der Steuer abzuziehen, höchstens 1.200 € im Jahr. Weist du Arbeit und Material getrennt aus, muss er nicht nachfragen. In kurzhand stehen Positionen aus dem Leistungskatalog als Arbeitsleistung und Positionen aus dem Materialkatalog als Material; enthält eine Rechnung beides, gruppiert kurzhand sie mit Zwischensummen. Frei getippte Positionen landen unter „Sonstiges“, damit kein falscher Lohnanteil entsteht.
Muss die Rechnungsnummer lückenlos sein?
Sie muss fortlaufend und einmalig sein; das Gesetz verlangt keine lückenlose Zählung ohne jeden Sprung, wohl aber, dass keine Nummer doppelt vorkommt. kurzhand vergibt die Nummer selbst aus deinem Nummernkreis, du tippst sie nicht von Hand.
Was gilt für Rechnungen unter 250 Euro?
Bis 250 € Gesamtbetrag genügt eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV: dein Name und deine Anschrift, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, der Bruttobetrag und der Steuersatz. Empfängeranschrift, Rechnungsnummer und Leistungszeitpunkt dürfen fehlen.
Kann ich eine verschickte Rechnung nachträglich ändern?
Nicht einfach überschreiben. Eine falsche Rechnung wird storniert und neu ausgestellt. kurzhand legt dafür einen Korrekturbeleg mit eigener Nummer an; die ursprüngliche Rechnung bleibt unverändert und nachvollziehbar.
Muss ich schon E-Rechnungen schreiben?
Empfangen können musst du sie seit Januar 2025. Ausstellen musst du sie an Firmenkunden ab 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, sonst ab 2028. Für Privatkunden gibt es keine E-Rechnungspflicht. kurzhand erzeugt E-Rechnungen als ZUGFeRD-PDF und für öffentliche Auftraggeber zusätzlich als XRechnung 3.0.
Deine Frage ist nicht dabei? Schreib uns direkt über den Kontakt.
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Quellen und Stand
Zuletzt gegen die genannten Quellen geprüft am 26.10.2026. Recherchiert und geschrieben von den Gründern von kurzhand, Lars Rolsing und Julian Kokorin. Beide sind Softwareentwickler, keine Steuer- oder Rechtsberater. Diese Seite ordnet die Rechtslage für den Handwerksalltag ein. Sie ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung; die Verantwortung für den Einzelfall bleibt beim Betrieb.