Rechnung als Kleinunternehmer: korrekt nach § 19 UStG, in wenigen Minuten

Gegenüber Firmenkunden und juristischen Personen ja, innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung. Gegenüber Privatkunden besteht die Pflicht, wenn du am Grundstück gearbeitet hast, also bei praktisch jedem Handwerkerauftrag am Haus (§ 14 Abs. 2 UStG). Bis 250 Euro Gesamtbetrag genügt eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV mit verkürzten Angaben: ohne Empfängeranschrift, ohne Rechnungsnummer und ohne gesonderten Leistungszeitpunkt.

Wenn dein Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet (§ 19 UStG, Fassung seit 1. Januar 2025). Wird die 100.000-Euro-Grenze im laufenden Jahr überschritten, endet die Steuerbefreiung ab diesem Umsatz. Ab dann rechnest du mit Umsatzsteuer. Ob die Regelung für dich sinnvoll ist, klärst du mit deinem Steuerberater.

Du schuldest die Umsatzsteuer dann trotzdem dem Finanzamt (§14c UStG). Das gilt auch, wenn du die Kleinunternehmerregelung anwendest. Im Kleinunternehmer-Modus stellt kurzhand deine Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus und ergänzt den §19-Hinweis.

Die GoBD gelten für steuerlich relevante Aufzeichnungen, auch als Kleinunternehmer mit Einnahmenüberschussrechnung. Buchführungspflichtig bist du dadurch in der Regel nicht, aber deine Rechnungen müssen nachvollziehbar, unveränderbar und ordnungsgemäß aufbewahrt werden. kurzhand unterstützt das mit fortlaufenden Nummernkreisen, Änderungsschutz und geordneter Ablage. Das ersetzt keine Steuerberatung.

Als Auftraggeber ja, wenn du selbst nachhaltig Bauleistungen erbringst. Beauftragst du dann einen Subunternehmer mit einer Bauleistung, schuldest du die Umsatzsteuer dafür nach § 13b Abs. 5 Satz 2 UStG selbst, und zwar ausdrücklich auch dann, wenn deine eigenen Umsätze nach § 19 steuerfrei sind (§ 13b Abs. 5 Satz 9 UStG). Rechnungen mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers stellt kurzhand nicht aus; ob der Fall bei dir vorliegt, klärst du mit deiner Steuerberatung.

Ja. Angebote enthalten keine Umsatzsteuer (die fällt erst bei der Rechnung an). Auch für Angebote brauchst du aber einen sauberen Nummernkreis und professionelles Layout.

Zum Teil. Empfangen können musst du E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 wie jeder andere Betrieb, ein E-Mail-Postfach genügt dafür. Ausstellen musst du keine: Nach § 34a Satz 3 UStDV darfst du deine Rechnungen als Kleinunternehmer immer als sonstige Rechnung übermitteln, also auch weiterhin als normales PDF. Verlangt ein Kunde trotzdem eine E-Rechnung, etwa eine Hausverwaltung oder ein öffentlicher Auftraggeber, kann kurzhand sie erzeugen.

Ja. kurzhand erzeugt auch für Kleinunternehmer ein ZUGFeRD-Hybrid (PDF/A-3 mit eingebettetem EN-16931-XML) inklusive §19-UStG-Hinweis im XML; das XML lädst du zusätzlich separat herunter. Für Aufträge öffentlicher Auftraggeber ist außerdem eine eigenständige XRechnung 3.0 als reines XML möglich, vor der Ausgabe technisch geprüft (Profil- und BR-DE-Regeln sowie EN-16931-XSD). Eine Peppol-, ZRE- oder OZG-RE-Direktanbindung ist derzeit nicht enthalten.