Ratgeber · Stand November 2026
Handwerkersoftware: Welche passt zu deinem Betrieb?
Eine Handwerkersoftware ist ein Programm für die Büroarbeit eines Handwerksbetriebs: Kunden, Angebote, Aufträge, Zeiten, Material, Rechnungen und Mahnungen in einem Ablauf. Diese Seite zeigt, welche Arten es gibt, welche Funktionen wirklich zählen, woraus sich der Preis zusammensetzt und welche zwölf Fragen du vor dem Kauf stellen solltest.
Geschrieben von den Leuten hinter kurzhand. Wir sagen deshalb auch, für wen kurzhand nicht die richtige Wahl ist.
Voller Umfang · Keine Zahlungsdaten · danach automatisch kostenlos weiter
Keine Zeit fürs Einrichten? Wir machen es kostenlos gemeinsam mit dir: schreib uns.
Arten
Drei Arten von Software, zwischen denen du wählst.
Fast jede Software für Handwerker fällt in eine dieser drei Gruppen. Die richtige Gruppe zu finden spart mehr Zeit als jeder Funktionsvergleich.
Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme
Passt, wenn du vor allem Rechnungen schreibst und die Buchhaltung selbst machst.
Grenze: Sie kennen keinen Auftrag, keine Baustelle und keine Einheiten wie m² oder lfm. Angebot, Auftrag und Rechnung bleiben drei getrennte Dokumente.
Schlanke Handwerkersoftware
Passt, für Betriebe von einer bis etwa zehn Personen, die Angebot, Auftrag, Baustelle und Rechnung in einem Ablauf erledigen wollen, ohne Schulung.
Grenze: Kein GAEB, keine Lagerführung, keine Lohnabrechnung. Die Buchhaltung bekommt einen Export, keine eigene Finanzbuchhaltung.
Große Branchenpakete (Handwerker-ERP)
Passt, wenn du öffentlich ausschreibst, ein Lager führst oder viele Kolonnen über eine Plantafel steuerst.
Grenze: Mehr Module heißt mehr Einrichtung: oft Einführungstermine, Schulung, Mindestlaufzeit und Preise je Nutzer und Modul.
kurzhand gehört zur mittleren Gruppe. Wie es sich gegenüber reinen Rechnungsprogrammen schlägt, steht in den sachlichen Vergleichen.
Funktionen
Was jede Handwerkersoftware können muss.
Unabhängig von Gewerk und Größe. Fehlt einer dieser Punkte, hilft auch eine lange Funktionsliste nicht.
Angebot, Auftrag und Rechnung ohne Abtippen
Kunde und Positionen werden einmal erfasst und wandern weiter. Wer die Rechnung aus dem Angebot neu tippt, hat keine Handwerkersoftware, sondern eine Textvorlage.
Rechnungen, die den Regeln entsprechen
Pflichtangaben nach § 14 UStG, fortlaufende Nummern, getrennte Steuersätze, Abschläge in der Schlussrechnung und ein Storno, das den Originalbeleg stehen lässt.
E-Rechnung nach EN 16931
Empfangen musst du E-Rechnungen seit 2025, ausstellen an Firmenkunden ab 2027 oder 2028. Die Software sollte ZUGFeRD und XRechnung erzeugen, nicht nur ein PDF.
Auf dem Handy brauchbar
Ein Angebot beim Kunden, ein Foto auf der Baustelle, eine Rechnung zwischen zwei Terminen. Was nur am Schreibtisch funktioniert, wird abends nachgearbeitet.
Deine Daten kommen wieder raus
Kunden, Belege und PDFs als Export, ohne Anfrage beim Anbieter. Das entscheidet, ob du später wechseln kannst.
Datenschutz geregelt
Wo die Server stehen und ob es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gibt, gehört auf die Website des Anbieters, nicht in eine Anfrage.
Was auf eine Rechnung gehört, steht unter Handwerkerrechnung schreiben, die Fristen der E-Rechnung unter E-Rechnungspflicht.
Später
Was dazukommt, wenn der Betrieb wächst.
Diese Funktionen brauchst du nicht am ersten Tag. Die Software sollte sie aber haben, wenn es so weit ist, ohne dass du wechseln musst.
- Ab dem ersten Angestellten
- Zeiterfassung, Material und Nachkalkulation. Ab hier willst du wissen, ob ein Auftrag getragen hat. In kurzhand ab dem Tarif Betrieb, siehe Zeiterfassung.
- Mit Großhändlern
- DATANORM-Kataloge. Artikel und Preise des Großhandels als Positionen, statt sie abzutippen. Mehr dazu unter DATANORM.
- Bei Flächengewerken
- Aufmaß. Wand, Boden, Decke und Abzüge vor Ort eingeben und als Menge ins Angebot übernehmen, siehe Aufmaß.
- Bei Bauleistungen
- Abnahme und Gewährleistung. Die Abnahme startet die Gewährleistungsfrist und macht den Werklohn fällig. Ein digitales Abnahmeprotokoll hält Mängel, Fotos und Unterschrift fest.
- Mit Steuerberatung
- DATEV-Export. Belege gehen als Datei an die Kanzlei, statt als Ordner. Die Buchhaltung selbst bleibt bei ihr.
- Mit Monteuren
- Eigene Zugänge für das Team. Monteure sehen nur ihre Aufträge und stempeln dort ihre Zeiten, ohne Preise und Rechnungen zu sehen. Dazu gehört eine Einsatzplanung.
Kosten
Was eine Handwerkersoftware wirklich kostet.
Der Einstiegspreis auf der Website ist selten der Preis, den du zahlst. Diese fünf Posten machen den Unterschied.
Monatspreis: je Betrieb oder je Nutzer?
Ein Preis je Betrieb bleibt stabil. Ein Preis je Nutzer verdoppelt sich mit dem zweiten Kopf im Büro. Rechne mit der Teamgröße, die du in zwei Jahren hast.
Einrichtung und Schulung
Manche Anbieter verlangen eine Einführung zum Festpreis oder Schulungstage. Frag, ob das Pflicht ist und was es kostet, bevor du einen Test startest.
Mindestlaufzeit
Manche Anbieter binden dich für zwölf Monate oder länger. Ein monatlich kündbarer Tarif ist im Zweifel mehr wert als ein Rabatt im ersten Jahr.
Module und Zusatzkosten
E-Rechnung, DATEV-Export, Zeiterfassung oder die Handy-App sind bei manchen Anbietern eigene Module. Vergleiche den Preis für deinen tatsächlichen Funktionsumfang, nicht den Einstiegspreis.
Der Ausstieg
Was kostet es, die eigenen Daten mitzunehmen? Kommen PDFs und Belege vollständig heraus? Diese Frage stellt kaum jemand vor dem Kauf.
Zum Vergleich kurzhand: Solo 19 €, Betrieb 39 € und Team 79 € netto im Monat. Der Team-Tarif enthält 4 Monteur-Zugänge, jeder weitere kostet 9 € im Monat. Keine Einrichtungsgebühr, der Monatsplan ist monatlich kündbar, der Datenexport ist in jedem Tarif enthalten. Alle Details auf der Preisseite.
Checkliste
Zwölf Fragen, bevor du eine Handwerkersoftware kaufst.
Stell sie jedem Anbieter, uns eingeschlossen. Wer eine davon nicht klar beantwortet, hat seine Antwort damit schon gegeben.
- Wird aus dem Angebot ohne Abtippen ein Auftrag und daraus die Rechnung?
- Erzeugt die Software E-Rechnungen als ZUGFeRD und als XRechnung, oder nur ein PDF?
- Kann ich im Test echte Angebote und Rechnungen an echte Kunden schicken?
- Brauche ich für den Test eine Kreditkarte, und was passiert danach automatisch?
- Wie lang ist die Mindestlaufzeit, und kann ich monatlich kündigen?
- Kostet jeder weitere Nutzer extra, und wie viel?
- Sind E-Rechnung, Mahnwesen und Zeiterfassung im Preis oder Zusatzmodule?
- Funktioniert alles auf dem Handy, oder nur ein Teil davon?
- Kennt die Software die Einheiten meines Gewerks, etwa m², lfm oder Stück?
- Wie bekomme ich meine Daten heraus, wenn ich wechseln will?
- Wo liegen die Daten, und gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
- Brauche ich GAEB, Lagerführung oder Lohnabrechnung, also ein großes Paket?
Test
So testest du eine Handwerkersoftware richtig.
Musterdaten zeigen, wie eine Software aussieht. Ob sie passt, zeigt erst ein echter Auftrag von der Anfrage bis zum Zahlungseingang.
- Erster Tag
Firmendaten und Logo eintragen, drei echte Kunden anlegen, deine häufigsten Leistungen als Positionen.
- Erste Woche
Ein echtes Angebot schreiben und verschicken, am besten unterwegs auf dem Handy.
- Zweite Woche
Aus dem angenommenen Angebot den Auftrag und daraus die Rechnung machen, auch als E-Rechnung.
- Vor Testende
Daten exportieren und prüfen, ob alles herauskommt. Erst dann entscheiden.
kurzhand kannst du 30 Tage mit allen Funktionen testen, ohne Zahlungsdaten. Wer vorher nur schauen will, klickt den Ablauf in der Live-Demo ohne Anmeldung durch.
Offen gesagt
Für wen kurzhand passt, und für wen nicht.
kurzhand ist eine Handwerkersoftware für Betriebe von einer bis etwa zehn Personen: Angebot, Auftrag, Baustelle und Rechnung in einem Ablauf, im Browser und auf dem Handy, ohne Installation und ohne Schulung. Für die folgenden Aufgaben ist es nicht gebaut.
Leistungsverzeichnisse im GAEB-Format werden weder eingelesen noch ausgegeben.
Material gibt es je Auftrag mit Einkaufs- und Verkaufspreis, aber keine Bestände und kein Bestellwesen.
Zeiten und Belege gehen als Export an Lohnbüro und Steuerberatung. Abgerechnet und gebucht wird dort.
Ob kurzhand zu deiner Betriebsgröße passt, steht unter Handwerkersoftware für Kleinbetriebe, was es für dein Gewerk mitbringt unter Software nach Gewerk.
Häufige Fragen
Fragen zur Handwerkersoftware
Was ist eine Handwerkersoftware?
Eine Handwerkersoftware ist ein Programm, mit dem ein Handwerksbetrieb seine Büroarbeit erledigt: Kunden verwalten, Angebote schreiben, Aufträge führen, Zeiten und Material erfassen, Rechnungen stellen und Zahlungen verfolgen. Andere Namen dafür sind Handwerksoftware, Handwerkerprogramm oder Branchensoftware Handwerk. Der Unterschied zu einem allgemeinen Rechnungsprogramm ist der Auftrag in der Mitte: Positionen aus dem Angebot werden ohne neue Eingabe zur Rechnung.
Was kostet eine Handwerkersoftware?
Das hängt weniger vom Einstiegspreis ab als von vier Fragen: Preis je Betrieb oder je Nutzer, Einrichtungskosten, Mindestlaufzeit und Zusatzmodule. Zum Vergleich kurzhand: Solo 19 €, Betrieb 39 € und Team 79 € netto im Monat, ohne Einrichtungsgebühr und im Monatsplan monatlich kündbar. Dazu gibt es einen dauerhaft kostenlosen Tarif mit engen Grenzen.
Welche Handwerkersoftware ist die beste?
Die eine beste gibt es nicht, weil ein Ein-Mann-Betrieb und ein Betrieb mit Lager und öffentlichen Ausschreibungen verschiedene Werkzeuge brauchen. Entscheidend ist, ob die Software deinen Ablauf vom Angebot bis zur Rechnung ohne doppelte Eingabe abbildet, E-Rechnungen erzeugt und zu deiner Betriebsgröße passt. Teste deshalb mit einem echten Auftrag statt mit Musterdaten.
Gibt es eine kostenlose Handwerkersoftware?
Ja, mit Einschränkungen. kurzhand hat einen dauerhaft kostenlosen Tarif mit wenigen Kunden und einem Angebot und einer Rechnung pro Monat; er reicht zum Kennenlernen und für sehr wenige Aufträge. Wer regelmäßig schreibt, braucht einen bezahlten Tarif. Was der Gratis-Tarif genau umfasst, steht auf der Seite zum kostenlosen Tarif.
Cloud oder Installation: was ist besser?
Für kleine Betriebe meist die Cloud. Es gibt keinen Server im Büro, keine Updates von Hand und dieselben Daten auf Handy und Rechner. Achte darauf, dass die Server in der EU stehen und ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung angeboten wird. kurzhand läuft im Browser, die Daten liegen in Frankfurt am Main.
Brauche ich eine Handwerkersoftware für die E-Rechnung?
Empfangen können musst du E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen musst du sie an Firmenkunden in Deutschland ab dem 1. Januar 2027, bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab dem 1. Januar 2028. Ein Word-Dokument oder ein normales PDF erfüllt das nicht. Eine Handwerkersoftware, die ZUGFeRD oder XRechnung erzeugt, ist der einfachste Weg. Für Privatkunden gibt es keine E-Rechnungspflicht.
Ersetzt eine Handwerkersoftware die Buchhaltung?
In der Regel nicht. Eine Handwerkersoftware erzeugt die Belege und Zahlungsdaten; gebucht und abgerechnet wird in der Finanzbuchhaltung oder bei der Steuerberatung. Ein DATEV-Export verbindet beides. Große Branchenpakete bringen teils eine eigene Buchhaltung mit, schlanke wie kurzhand bewusst nicht.
Deine Frage ist nicht dabei? Schreib uns direkt über den Kontakt.
Quellen und Stand
Zuletzt gegen die genannten Quellen geprüft am 04.11.2026. Recherchiert und geschrieben von den Gründern von kurzhand, Lars Rolsing und Julian Kokorin. Beide sind Softwareentwickler, keine Steuer- oder Rechtsberater. Grundlage für die Aussagen zur Rechnung und zur E-Rechnung sind § 14 und § 27 Abs. 38 UStG sowie § 147 AO. Diese Seite ordnet ein und ersetzt keine Steuerberatung.