Wartungsverträge
Wartung, die sich selbst einträgt
Ein Wartungskunde ist kein Auftrag, sondern zwölf im Jahr. kurzhand legt die Folgeaufträge selbst an und schreibt die Pauschale in dem Takt, den du mit dem Kunden vereinbart hast. Du merkst dir keinen Termin mehr, du arbeitest ihn ab.
Voller Umfang · Keine Zahlungsdaten · danach automatisch kostenlos weiter
Keine Zeit fürs Einrichten? Wir machen es kostenlos gemeinsam mit dir: schreib uns.
Monatliche Kontrolle Hebeanlage, Wohnanlage Beispielweg 4
45,00 € netto im Monat, berechnet je Quartal
- JanAuftrag
- FebAuftrag
- MärAuftragRechnung
- AprAuftrag
- MaiAuftrag
- JunAuftragRechnung
- JulAuftrag
- AugAuftrag
- SepAuftragRechnung
- OktAuftrag
- NovAuftrag
- DezAuftragRechnung
Einmal anlegen
Vom ersten Termin bis zur Pauschale
- Auftrag schreiben
Kunde, Positionen, Notiz, wie bei jedem Auftrag. Dann „Als Wartungsvertrag anlegen“ einschalten.
- Takt wählen
Wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich, erster Termin, Ende nach Datum, nach Anzahl oder offen.
- Aufträge entstehen
Der erste sofort, jeder weitere am Morgen seines Termins: als offener Auftrag mit eigener Nummer.
- Pauschale abrechnen
Eine Serienrechnung monatlich, quartalsweise oder jährlich, als Entwurf zum Prüfen oder direkt per E-Mail.
Im Einzelnen
Was eine Serie festhält
- Auftrag
- Jeder Folgeauftrag bekommt seine Nummer vom selben Nummernkreis wie jeder andere Auftrag und trägt das Datum seines Termins.
- Kalendertag
- Monatliche Serien bleiben auf dem Tag des ersten Termins. Der 31. rutscht in kurzen Monaten nach vorn und kehrt danach zurück, statt dauerhaft auf den 28. zu wandern.
- Nachholen
- Was an einem Tag nicht erzeugt wurde, holt der nächste Lauf nach, jeder Termin genau einmal.
- Steuerung
- Pausieren, Fortsetzen, Beenden in der Übersicht „Wartung“ im Aufträge-Tab. Pausiert entsteht nichts, auch nicht rückwirkend beim Fortsetzen.
- Rechnung
- Die Serienrechnung trägt ihr Ausstellungsdatum als Leistungsdatum. Rechnest du einen Zeitraum ab, schreib ihn in die Positionsbezeichnung, etwa „Wartungspauschale Januar bis März“.
- Tarif
- Ab Betrieb. Läuft der Tarif aus, überspringt kurzhand die Serie, ohne sie zu löschen.
Damit es keine Überraschung gibt
Was kurzhand hier nicht macht
Aufträge wiederholen sich höchstens monatlich. Die jährliche Wartung ist ein einzelner Auftrag; nur ihre Pauschale kann jährlich als Serienrechnung laufen.
Serienauftrag und Serienrechnung sind zwei getrennte Serien. Ein ausgefallener Termin ändert die Pauschale nicht von selbst.
Der Folgeauftrag entsteht bei dir. Der Kunde erfährt davon erst, wenn du ihn informierst.
kurzhand erzeugt keinen Wartungsvertrag zum Unterschreiben. Umfang, Laufzeit und Kündigung vereinbarst du mit dem Kunden selbst.
Für Betriebe mit einer Handvoll fester Wartungskunden ersetzt das den Wandkalender und die Liste, wer diesen Monat noch eine Rechnung bekommt. Ein Facility-Management-System ist es nicht.
Häufige Fragen
Wartungsverträge im Handwerk
Wie lege ich einen Wartungsvertrag an?
Als Auftrag. Im Auftragseditor schaltest du „Als Wartungsvertrag anlegen“ ein und wählst Intervall, ersten Termin und Ende. Der erste Auftrag entsteht sofort, die folgenden legt kurzhand jeden Morgen an, sobald ihr Termin erreicht ist. Kunde, Positionen und Notiz übernimmt jeder Folgeauftrag aus der Serie.
Welche Intervalle gibt es?
Für Aufträge wöchentlich, zweiwöchentlich und monatlich. Für Rechnungen monatlich, quartalsweise und jährlich. Ein monatlicher Termin bleibt auf seinem Kalendertag: Eine Serie zum 31. springt im Februar auf den 28. und im März wieder auf den 31.
Kann kurzhand die jährliche Heizungswartung als Auftrag anlegen?
Nein, heute nicht. Wiederkehrende Aufträge laufen höchstens monatlich. Die jährliche Pauschale lässt sich als Serienrechnung mit Intervall „Jährlich“ abbilden; den Wartungstermin selbst legst du als normalen Auftrag an und planst ihn in der Einsatzplanung.
Geht die Rechnung automatisch an den Kunden?
Nur, wenn du das so einstellst. Bei jeder Serienrechnung wählst du zwischen „Als Entwurf erstellen“, dann prüfst und versendest du selbst, und „Automatisch per E-Mail“, dann geht sie direkt an die hinterlegte Adresse. Fehlt eine Pflichtangabe wie die Kundenanschrift, wird nichts versendet und die Serie meldet das.
Wie lange läuft eine Serie?
Ein Serienauftrag endet an einem Datum, nach einer festen Zahl von Terminen oder gar nicht, höchstens aber nach 52 Terminen, monatlich also nach gut vier Jahren. Danach legst du die Serie einmal neu an. Eine Serienrechnung läuft bis zu ihrem Enddatum oder ohne Ende. Pausieren, Fortsetzen und Beenden gehen bei beiden jederzeit; was in eine Pause fällt, wird nicht nachgeholt.
Was passiert, wenn kurzhand ein paar Tage nicht gelaufen ist?
Verpasste Termine werden beim nächsten Lauf nachgeholt, jeder genau einmal. Jeder erzeugte Auftrag merkt sich, zu welchem Termin der Serie er gehört; ein zweiter Lauf für denselben Termin legt keinen zweiten Auftrag an.
Welcher Tarif enthält Wartungsverträge?
Wiederkehrende Aufträge und Serienrechnungen sind ab dem Tarif Betrieb enthalten (39 € netto im Monat). In der Testphase kannst du beides ausprobieren.
Deine Frage ist nicht dabei? Schreib uns direkt über den Kontakt.
Wartungskunden haben vor allem Sanitär- und Heizungsbetriebe und Elektriker. Wann der Monteur hinfährt, steht in der Einsatzplanung, wie die Rechnung aussieht, im Rechnungsprogramm.